Zahlungserinnerung Vorlage

Sind Sie auf der Suche nach einer Zahlungserinnerung Vorlage, mit der Sie den säumigen Kunden freundlich an den Zahlungsverzug erinnern können? Dann sind Sie hier genau richtig. Auf Muster-Vorlage.ch finden Sie eine kostenlose Zahlungserinnerung Vorlage im Word-Format.

Ist Ihr Kunden mit der Begleichung einer Rechnung im Rückstand? Dann sollten Sie zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung verschicken, denn es kann schnell passieren, dass eine Zahlung vergessen wird.

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Zahlungserinnerung Vorlage Word
Kostenlose Zahlungserinnerung Vorlage im Word-Format. Die Zahlungserinnerung ist im eigentlichen Sinne die 1. Mahnung.

Gratis Zahlungserinnerung Muster & Vorlage für Word

Das Wichtigste in Kürze

  • Das Mahnwesen ist in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt. Daher besteht keine Pflicht, säumige Kunden zu mahnen
  • Bei Zahlungsausständen Ihrer Kunden sollten Sie als ersten Schritt unbedingt eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung senden. Diese Zahlungserinnerung gilt als 1. Mahnung
  • Obschon es keine gesetzliche Regelung zum Mahnwesen gibt, sind in der Schweiz drei Mahnstufen üblich, bevor eine Betreibung eingeleitet wird
  • Auf Muster-Vorlage.ch können Sie eine kostenlose Zahlungserinnerung Vorlage im Word-Format herunterladen. Zudem finden Sie passende Mustertexte für die Erinnerung.

Die Zahlungserinnerung

Wer eine Dienstleistung oder eine Ware auf Rechnung erwirbt, muss den geschuldeten Betrag innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist begleichen.

Leider hat sich die Zahlungsmoral in der Schweiz in den letzten Jahren verschlechtert. So dauert es durchschnittlich 45 Tage, bis Herr und Frau Schweizer eine Rechnung begleichen. Auch die Zahlungsmoral der Bundes- und Kantonsverwaltungen gegenüber ihren Lieferanten ist nicht besser.

Wenn Sie Kantonsverwaltungen als Kunde haben, müssen Sie einen längeren Zahlungsverzug in Kauf nehmen. Der Grund dafür ist, dass es verwaltungsintern teilweise komplizierter Freigabeprozesse gibt, die eine fristgerechte Begleichung fast verunmöglichen,

Auch wenn in den besten Familien schon mal eine offene Rechnung untergegangen ist, stellen Zahlungsrückstände für Unternehmen ein gewisses Risiko dar. Gerade für Klein- und Einzelunternehmen können ausstehende Zahlungen existenzbedrohend sein.

Deshalb sollten Sie als Unternehmer Ihr Mahnwesen im Griff haben. Sobald der Kunde die Zahlungsfrist überschritten hat, sollten Sie eine Zahlungserinnerung verschicken. Wenn die Mahnung freundlich formuliert ist, wird der Kunde es Ihnen nicht übel nehmen.

Reagiert der Kunde auch auf die Zahlungserinnerung nicht, kann er auch telefonisch kontaktiert werden. Denn bei einem persönlichen Kontakt ist die Chance am grössten, dass die offene Rechnung doch noch beglichen wird.

Inhalt der Zahlungserinnerung

Um dem säumigen Kunden einen schnellen Überblick zu ermöglichen, sollte eine Zahlungserinnerung folgende Punkte enthalten:

  • Absender
  • Empfänger
  • aktuelles Datum
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsbetrag
  • Neu angesetzte Zahlungsfrist

Am besten gleich eine neue Rechnung beilegen, damit der Kunde nicht lange suchen muss.

Zahlungserinnerung Vorlage Schweiz

Zahlungserinnerung Vorlage Word
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Mustertext für die Zahlungserinnerung

Hier finden Sie verschiedene Mustertexte, die Sie in Ihrer Zahlungserinnerung verwenden können:

Zahlungserinnerung Mustertext – freundliche Erinnerung

Sehr geehrter Herr [Name]

In der alltäglichen Hektik kann es vorkommen, dass etwas vergessen geht. Bestimmt ist Ihnen unserer offene Rechnung vom [Datum] entgangen. Bei der Überprüfung der Zahlungseingänge ist uns aufgefallen, dass Ihre Zahlung noch ausstehend ist.

Um Ihnen das Suchen zu ersparen, stellen wir Ihnen die Kopie der Rechnung nochmals in der Beilage zu. Wir danken Ihnen für die Begleichung der offenen Rechnung bis spätestens [Datum].

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Zahlungserinnerung Mustertext – nette Erinnerung

Sehr geehrter Herr [Name]

Vielleicht haben Sie im hektischen Alltag übersehen, dass Sie unsere Rechnung vom [Datum] noch nicht beglichen haben?

Danke, dass Sie die Überweisung des offenen Betrages in den nächsten 10 Tagen vornehmen.

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Sollten Sie Fragen zur Rechnungsstellung haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. In der Beilage finden Sie eine Kopie der offenen Rechnung vom [Datum].

Wenn Sie zwischenzeitlich den Betrag bezahlt haben sollten, können Sie dieses Schreiben selbstverständlich als gegenstandslos betrachten.

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Zahlungserinnerung Mustertext – neutral und sachlich

Sehr geehrter Herr [Name]

Bei der Überprüfung der Zahlungseingänge ist uns aufgefallen, dass Sie unsere Rechnung vom [Datum] noch nicht beglichen haben.

Wir bitten Sie die Zahlung in den nächsten Tagen, bis spätestens [Datum] vorzunehmen.

Sollte sich die Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Immer erst eine Zahlungserinnerung senden

Wenn Sie als Lieferant eine offene Rechnung haben, sollten Sie den Kunden immer zuerst mit einer Zahlungserinnerung mahnen. Auch wenn Sie in der Schweiz nicht mahnen müssen und eigentlich sofort eine Betreibung einleiten könnten, sollten Sie alles daran setzen, eine offene Rechnung auf gütlichem Weg zu begleichen.

Oft handelt es sich nämlich um ein einfaches Versäumnis des Kunden. Es wäre auch nicht förderlich für die Beziehung zu Ihrem Kunden, wenn Sie sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist den Betreibungshammer auspacken würden.

Vorteile der Zahlungserinnerung

  • Allein schon der Titel “Zahlungserinnerung” wirkt freundlicher, als eine Mahnung.
  • Kunden werden mit diesem Schreiben freundlich an die ausstehende Zahlung erinnert.
  • Aus Sicht des ehrlichen Kunden wird eine freundliche Erinnerung als Wertschätzung empfunden.
  • Für den Unternehmer ist der Versand einer Zahlungserinnerung keine grosse Sache. Die meisten Kunden bezahlen die offene Rechnung nach dieser ersten Erinnerung.

Senden Sie also unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung im Sinner einer 1. Mahnung. Setzen Sie dabei eine knappe, aber faire Frist, so dass die Rechnung noch beglichen werden kann.

Viele Unternehmen halten eine Frist von 10 Tagen für angemessen. Wir empfehlen Ihnen, ebenfalls eine Frist von 10 Tagen einzuräumen. Wir empfehlen auch, die Zahlungserinnerung mit A+ Post zu versenden. Mit dem A+ Service der Post kann die Zustellung überwacht werden.

➤ Wichtig: Wenn der Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, sollten Sie die 2. Mahnung schnellstmöglich versenden. Die 2. Mahnung ist dann weniger freundlich, dafür aber klar und bestimmt formuliert.

Auf Muster-Vorlage.ch finden Sie die entsprechenden Mahnungsvorlagen im Word-Format zum kostenlosen Download.

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Quellen und Referenzen

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