Abwesenheitsnotiz Vorlage – Formulierung & Beispiele

Sind Sie auf der Suche nach einer Abwesenheitsnotiz Vorlage für Outlook? Wenn Sie in die Ferien gehen, den Job wechseln oder aus anderen Gründen Ihre E-Mail längere Zeit nicht lesen können, sollten Sie Ihr gegenüber mit einer Abwesenheitsnotiz darüber in Kenntnis setzen. Hier finden Sie verschiedene Vorlagen für jede Lebenslage – egal ob Ferien, Kündigung, Krankheit oder Todesfall in der Familie. 

Abwesenheitsnotiz Vorlage

Bevor Sie in die Ferien abrauschen, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz verfassen. Hier finden Sie verschiedene Vorlagen für die perfekte Abwesenheitsnotiz.

Die Abwesenheitsnotiz (in Outlook)

Im Geschäftsalltag ist E-Mail nicht mehr wegzudenken. Das Problem ist, dass man als Sender nicht weiss, ob die E-Mail von der Gegenseite gelesen (und verstanden) wurde. Auf der Empfängerseite wird man oft mit E-Mails überschwemmt. Egal ob man Ferien hat oder krank ist. Der Sender geht davon aus, dass die Anfrage bearbeitet wird.

Daher gehört es mittlerweile zum Standard, dass man eine Abwesenheitsnotiz verfasst, wenn man in den Ferien weilt oder wenn man Krank ist. So wird der Sender umgehend orientiert, dass die E-Mail derzeit nicht bearbeitet wird. Insgesamt hinterlässt dies einen professionelleren Eindruck.

Die meisten Firmen lassen es aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zu, dass E-Mails weitergeleitet oder durch Dritte bearbeitet werden. Es könnte ja auch eine private E-Mail weitergeleitet werden und private Inhalte gehen den Arbeitgeber  definitiv nichts an.

Aufbau einer Abwesenheitsnotiz:

Wir empfehlen Ihnen folgenden Aufbau einer Abwesenheitsnotiz:

  • Wichtig ist, dass der Empfänger sofort erkennt, dass es sich um eine Abwesenheitsnotiz handelt.
  • Kurze Begrüssung
    • Verwenden Sie “Sehr geehrte Damen und Herren” oder einfach “Guten Tag”
  •  Dank
    • Bedanken Sie sich beim Sender. Das ist wichtig, da er grundsätzlich erwartet, dass Sie immer für ihn da sind.
  • Zeitspanne der Abwesenheit
    • Geben Sie an, von wann bis wann Sie nicht am Arbeitsplatz sind. So hat der Kunde eine Vorstellung, ab wann Sie das Anliegen bearbeiten können.
  • Was passiert in Ihrer Abwesenheit
    • Erklären Sie, was während Ihrer Abwesenheit mit der E-Mail passiert (meistens nichts 🙂 ). Es ist wichtig für den Sender, dies zu wissen. In den wenigsten Unternehmen wird die E-Mail intern weitergeleitet (Vertraulichkeit)
  • Stellvertretung / dringende Anfragen
    • Bitte erwähnen Sie, wer Ihre Stellvertretung ist und an wen sich der Sender in dringenden Fällen wenden kann.
  • Gruss
    • Eine Abwesenheitsnotiz ist eine Geschäftskorrespondenz. Auch hier muss eine Grussformel hinterlegt werden!

Auf Muster-Vorlage.ch haben wir Ihnen verschiedene Abwesenheitsnotiz-Vorlagen zusammengestellt, die sich in den verschiedenen Situationen im Büroalltag einsetzen lassen.

Standard Abwesenheitsnotiz

Nicht alle wollen preisgeben, weshalb die E-Mail nicht bearbeitet werden kann. Daher bietet sich folgende Formulierung an:

Abwesenheitsnotiz Vorlage #1:

Guten Tag

Vielen Dank für die Zustellung Ihrer E-Mail.

Ich bin bis am xx.xx.xxxx abwesend. Aus Vertraulichkeitsgründen wurde Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

In besonders dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Stellvertreter Herrn Peter Muster oder an unsere Hauptnummer +41 300 300 3xx.

[Signatur]

Vorlage #2:

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom xx.xx.xxxx bis und mit xx.xx.xxxx nicht erreichbar. Aus Gründen der Vertraulichkeit wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet und kann deshalb erst ab dem xx.xx.xxxx bearbeitet werden.
In besonders dringenden Fällen hilft Ihnen unsere Hotline sehr gerne weiter: xxx@musterweb.ch, Tel. +41 41 123-123-12x.

Mit freundlichen Grüssen

[Signatur]

Vorlage #3:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab dem xx.xx.xxxx wieder für Sie da. In der Zwischenzeit ist Ihnen mein Kollege Herr Peter Mustermann gerne behilflich: peter.mustermann@musterfirma.ch, Telefon: +41 41 123 123 12x

Mit freundlichen Grüssen

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Englisch:

In Unternehmen mit englischer Unternehmenssprache oder im mehrsprachigem Umgang können Sie folgende englische Abwesenheitsnotiz verwenden:

Abwesenheitsnotiz Vorlage #4:

Thank you for your message.

I’m out of the office and will be back at (xx.xx.xxxx). During this period I will have no access to my email.

If you need immediate assistance please contact Peter Mustermann, +41 41 123 123 12x

Best Regards,
[Signatur]

Vorlage 5 (zweisprachig Deutsch/Englisch):

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin derzeit abwesend und erst ab dem xx.xx.xxxx wieder im Büro.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Stellvertretung Max Mustermann, max.mustermann@musterfirma.ch

Thank you for your message.

I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on xx.xx.xxxx and will answer your e-mail as quickly as possible.

Your e-mail will not be forwarded. If you need immediate assistance please contact my colleague Max Mustermann, max.mustermann@musterfirma.ch.

Mit freundlichen Grüssen / Kind regards
[Signatur]

Interne Abwesenheitsnotiz

Mittlerweile kann man bei moderneren Mail-Systemen zwischen internen und externen Abwesenheitsnotizen unterscheiden. In der internen Meldung können Sie unter umständen (je nach Unternehmenskultur) etwas offener sein. Bleiben Sie trotzdem formell korrekt!

Weiterlesen:  Rechnungsvorlage

Abwesenheitsnotiz Vorlage #6:

Geschätzte Kollegin, geschätzter Kollege

Vielen Dank für die Zustellung Deiner E-Mail.

Momentan befinde ich mich im Urlaub und bin erst ab dem xx.xx.xxxx wieder erreichbar.
Meine E-Mails werden in dieser Zeit nicht automatisch weitergeleitet und auch nicht durch Dritte bearbeitet.

In dringenden Fällen hilft Dir mein Stellvertreter Hans Mustermann, +41 41 123 123 12x gerne weiter.

Beste Grüsse
[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Krankheit

Es ist umstritten, ob bei Krankheit die Abwesenheitsmeldung anders lauten sollte. Sie können auch eine neutrale Standardformulierung verwenden.

Falls Sie in Folge einer schweren Erkrankung länger abwesend sein sollten, kann es Sinn machen den Sender darüber zu informieren. Gehen Sie bitte nicht auf die Details Ihrer Erkrankung ein.

Vorlage #7:

Guten Tag

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin wegen Krankheit längere Zeit nicht im Büro und lese daher die E-Mails nur sehr unregelmässig.

Bis zu meiner Genesung, welche voraussichtlich am xx.xx.xxxx sein wird, wenden Sie sich bitte an meinen Stellvertreter Peter Mustermann, +41 41 123 123 12x

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Todesfall

Bei Todesfällen im engeren Familienkreis ist man oft mehrere Tag nicht im Büro. Dafür haben alle Verständnis. Wichtig ist aber, dass Sie den Sender wissen lassen, dass Sie nicht da sind. Sie können in diesem Fall eine neutrale Abwesenheitsnotiz verwenden oder eine Abwesenheitsnotiz, die auf den Todesfall Bezug nimmt. Auch ein gefühlvoller Spruch ist in dieser speziellen Situation nicht fehl am Platz.

Abwesenheitsnotiz Vorlage #8:

Guten Tag

Infolge eines Todesfalls im engeren Familienkreis bin ich voraussichtlich bis xx.xx.xxxx nicht erreichbar.

Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet und nicht durch Dritte bearbeitet.

In besonders dringen Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Stellvertreter Peter Mustermann, +41 41 123 123 12x oder an unsere Hauptnummer +41 41 123 123 12x.

Man sieht die Sonne langsam untergehen
und erschrickt doch, wenn es plötzlich dunkel ist.
– Franz Kafka

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Jobwechsel / Kündigung

Auch bei einem Jobwechsel ist es unerlässlich, dass man das Gegenüber wissen lässt, dass man den Job gewechselt hat. Dies ist wichtig, zumal sich zwischen Ihnen und dem Kunden eine Bindung ergeben hat. Bitte beachten Sie, dass die Gründe über den Jobwechsel in der Abwesenheitsnotiz (Abschiedsnotiz) nichts verloren hat!

Vorlage #9:

Sehr geehrte Damen und Herren

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich habe mich dazu entschieden, die Firma Mustermann AG zu verlassen und habe dies am xx.xx.xxxx getan.

Leider kann ich ihnen nicht mehr wie gewohnt mit Rat und Tat zur Seite stehen. Die von mir erledigten Aufgaben werden per sofort von Herrn Peter Mustermann übernommen. Sie erreichen Ihn unter der Telefon-Nummer +41 41 123 123 12x bzw. unter der E-Mail-Adresse peter.mustermann@musterfirma.ch

Ich wünsche ihnen weiterhin eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Firma Mustermann AG und verabschiede mich hiermit herzlich von Ihnen.

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten:

Microsoft bietet eine tolle online Anleitung, wie man eine Abwesenheitsnotiz einrichtet ->>.

Wir hoffen, dass Sie mit diesen Abwesenheitsnotiz-Vorlagen gute arbeiten können. Natürlich freuen wir uns auch immer über Feedbacks und Kommentare, die Sie sehr gerne am Ende dieses Beitrages mittels Kommentarfunktion hinterlassen können.

Abwesenheitsnotiz Vorlage – Formulierung & Beispiele
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