Abwesenheitsnotiz Vorlage

Sind Sie auf der Suche nach einer Abwesenheitsnotiz Vorlage als automatische Antwort für Outlook? Dann sind Sie hier genau richtig!

Wenn Sie in den Urlaub fahren, die Arbeitsstelle wechseln oder aus anderen Gründen für längere Zeit nicht in der Lage sind, Ihre E-Mails zu lesen, sollten Sie Dritte mit einer Abwesenheitsnotiz (oft auch als Abwesenheitsmitteilung bezeichnet) informieren.

Hier finden Sie verschiedene Vorlagen für jede Lebenslage – egal ob Ferien, Kündigung, Krankheit oder Todesfall in der Familie.

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Abwesenheitsnotiz Vorlagen Outlook
Bevor Sie in den Urlaub fahren, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz verfassen. Hier finden Sie verschiedene Abwesenheitsnotiz-Vorlagen für Urlaub, Krankheit, Stellenwechsel, für Outlook & Co.

Kostenlose Abwesenheitsnotiz-Vorlagen und Formulierungen

Das Wichtigste zum Thema

  • Die Abwesenheitsmeldung wird von Ihrem E-Mail-System, z. B. Outlook, automatisch an den Absender einer Nachricht gesendet, um ihn darüber zu informieren, dass Sie abwesend sind und seine E-Mail während Ihrer Abwesenheit nicht bearbeitet wird.
  • Die Abwesenheitsmeldung dient somit der Transparenz gegenüber dem Kunden, sodass er weiss, dass bei der Bearbeitung Verzögerungen zu erwarten sind
  • Auf Muster-Vorlage.ch finden Sie verschiedene Abwesenheitsmeldungen als Vorlage, die Sie in Ihrem E-Mail-System verwenden können

Die Abwesenheitsmeldung in Outlook & Co.

Im Geschäftsalltag ist E-Mail nicht mehr wegzudenken. Das Problem ist, dass man als Sender nicht weiss, ob die E-Mail von der Gegenseite gelesen (und verstanden) wurde. Auf der Empfängerseite wird man oft mit E-Mails überschwemmt. Egal ob man Ferien hat oder krank ist. Der Sender geht davon aus, dass die Anfrage bearbeitet wird.

Daher gehört es mittlerweile zum Standard, dass man eine Abwesenheitsnotiz verfasst, wenn man in den Ferien weilt oder wenn man krank ist. So wird der Sender umgehend orientiert, dass die E-Mail derzeit nicht bearbeitet wird. Insgesamt hinterlässt dies einen professionelleren Eindruck.

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Die meisten Firmen lassen es aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zu, dass E-Mails weitergeleitet oder durch Dritte bearbeitet werden. Es könnte ja auch eine private E-Mail weitergeleitet werden und private Inhalte gehen den Arbeitgeber definitiv nichts an.

Aufbau einer Abwesenheitsnotiz:

Wir empfehlen Ihnen folgenden Aufbau einer Abwesenheitsnotiz:

  • Wichtig ist, dass der Empfänger sofort erkennt, dass es sich um eine Abwesenheitsnotiz handelt.
  • Kurze Begrüssung
    • Verwenden Sie “Sehr geehrte Damen und Herren” oder einfach “Guten Tag”
  • Dank
    • Bedanken Sie sich beim Sender. Das ist wichtig, da er grundsätzlich erwartet, dass Sie immer für ihn da sind.
  • Zeitspanne der Abwesenheit
    • Geben Sie an, von wann bis wann Sie nicht am Arbeitsplatz sind. So hat der Kunde eine Vorstellung, ab wann Sie das Anliegen bearbeiten können.
  • Was passiert in Ihrer Abwesenheit
    • Erklären Sie, was während Ihrer Abwesenheit mit der E-Mail passiert (meistens nichts 🙂 ). Es ist wichtig für den Sender, dies zu wissen. In den wenigsten Unternehmen wird die E-Mail intern weitergeleitet (Vertraulichkeit).
  • Stellvertretung / dringende Anfragen
    • Bitte erwähnen Sie, wer Ihre Stellvertretung ist und an wen sich der Sender in dringenden Fällen wenden kann.
  • Gruss
    • Eine Abwesenheitsnotiz ist eine Geschäftskorrespondenz. Auch hier muss eine Grussformel hinterlegt werden!

Auf Muster-Vorlage.ch haben wir Ihnen verschiedene Abwesenheitsnotiz-Vorlagen zusammengestellt, die sich in den verschiedenen Situationen im Büroalltag einsetzen lassen.

Standard Vorlage Abwesenheitsnachricht

Nicht alle wollen preisgeben, weshalb die E-Mail nicht bearbeitet werden kann. Daher bietet sich folgende Formulierung an:

Standard Abwesenheitsnotiz Vorlage für Ferien und Abwesenheiten

Guten Tag

Vielen Dank für die Zustellung Ihrer E-Mail.

Ich bin bis am [Datum] abwesend. Aus Vertraulichkeitsgründen wurde Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

In besonders dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Stellvertreter Herrn Peter Muster oder an unsere Hauptnummer [Telefonnummer].

[Signatur]

Standard Abwesenheitsmeldung Vorlage bei Ferien

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom [Datum] bis und mit [Datum] nicht erreichbar. Aus Gründen der Vertraulichkeit wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet und kann deshalb erst ab dem [Datum] bearbeitet werden.
In besonders dringenden Fällen hilft Ihnen unsere Hotline sehr gerne weiter: [E-Mail-Adresse], [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüssen

[Signatur]

Standard Abwesenheitsnotiz Weihnachten oder Feiertage

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht.

Aufgrund der Festtage bin ich vom [Datum] bis und mit [Datum] nicht erreichbar. Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet. Daher kann Ihre Anfrage erst ab dem [Datum] bearbeitet werden.

In besonders dringenden Fällen hilft Ihnen unsere Hotline sehr gerne weiter: [E-Mail-Adresse], [Telefonnummer].

Für die kommenden Festtage wünsche ich Ihnen und Ihren Nächsten alles Gute. Ich freue mich, Sie ab dem [Datum] wieder bedienen zu dürfen!

Mit freundlichen Grüssen

[Signatur]

Standard Abwesenheitsmeldung Vorlage

Sehr geehrte Damen und Herren

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab dem [Datum] wieder für Sie da. In der Zwischenzeit ist Ihnen mein Kollege [Vorname Nachname] gerne behilflich: [E-Mail-Adresse], [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüssen

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Englisch

In Unternehmen mit englischer Unternehmenssprache oder im mehrsprachigen Umgang können Sie folgende englische Abwesenheitsnotiz verwenden:

Abwesenheitsnotiz Vorlage Englisch

Thank you for your message.

I’m out of the office and will be back at [Datum]. During this period I will have no access to my email.

If you need immediate assistance please contact [Vorname Nachname], [Telefonnummer].

Kind Regards,

[Signatur]

Vorlage zweisprachig Deutsch/Englisch

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin derzeit abwesend und erst ab dem [Datum] wieder im Büro.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Stellvertretung [Vorname Nachname], [E-Mail-Adresse],

Thank you for your message.

I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on [Datum] and will answer your e-mail as quickly as possible.

Your e-mail will not be forwarded. If you need immediate assistance please contact my colleague [Vorname Nachname], [E-Mail-Adresse].

Mit freundlichen Grüssen / Kind regards

[Signatur]

Interne Abwesenheitsnotiz

Mittlerweile kann man bei moderneren Mail-Systemen zwischen internen und externen Abwesenheitsnotizen unterscheiden. In der internen Meldung können Sie unter Umständen (je nach Unternehmenskultur) etwas offener sein. Bleiben Sie trotzdem formell korrekt!

Geschätzte Kollegin, geschätzter Kollege

Vielen Dank für die Zustellung Deiner E-Mail.

Momentan befinde ich mich im Urlaub und bin erst ab dem [Datum] wieder erreichbar.
Meine E-Mails werden in dieser Zeit nicht weitergeleitet und auch nicht durch Dritte bearbeitet.

In dringenden Fällen hilft Dir meine Stellvertretung [Vorname Nachname], [Telefonnummer] gerne weiter.

Beste Grüsse

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Krankheit

Es ist umstritten, ob bei Krankheit die Abwesenheitsmeldung anders lauten sollte. Sie können auch eine neutrale Standardformulierung verwenden.

Falls Sie in Folge einer schweren Erkrankung länger abwesend sein sollten, kann es Sinn machen, den Sender darüber zu informieren. Gehen Sie bitte nicht auf die Details Ihrer Erkrankung ein.

Vorlage Abwesenheitsmeldung bei Krankheit

Guten Tag

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin wegen Krankheit längere Zeit nicht im Büro und lese daher die E-Mails nur sehr unregelmässig.

Bis zu meiner Genesung, welche voraussichtlich am [Datum] sein wird, wenden Sie sich bitte an meinen Stellvertreter [Vorname Nachname], [Telefonnummer].

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Todesfall

Bei Todesfällen im engeren Familienkreis ist man oft mehrere Tage nicht im Büro. Dafür haben alle Verständnis. Wichtig ist aber, dass Sie den Sender wissen lassen, dass Sie nicht da sind. Sie können in diesem Fall eine neutrale Abwesenheitsnotiz verwenden oder eine Abwesenheitsnotiz, die auf den Todesfall Bezug nimmt. Auch ein gefühlvoller Spruch ist in dieser speziellen Situation nicht fehl am Platz.

Abwesenheitsnachricht Vorlage bei Todesfall

Guten Tag

Infolge eines Todesfalls im engeren Familienkreis bin ich voraussichtlich bis [Datum] nicht erreichbar.

Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet und nicht durch Dritte bearbeitet.

In besonders dringen Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Stellvertreter [Vorname Nachname], [Telefonnummer] oder an unsere Hauptnummer [Telefonnummer].

Man sieht die Sonne langsam untergehen
und erschrickt doch, wenn es plötzlich dunkel ist.
– Franz Kafka

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz Jobwechsel / Kündigung

Auch bei einem Stellenwechsel ist es wichtig, den Kunden über den Wechsel zu informieren. Dies ist besonders wichtig, da zwischen Ihnen und dem Kunden ein Vertrauensverhältnis entstanden ist. Bitte beachten Sie, dass die Gründe für den Stellenwechsel nicht in die Abwesenheitsnotiz gehören!

Abwesenheitsmeldung bei Austritt und Jobwechsel

Auch bei einem Jobwechsel sollten Sie die Kunden mittels automatischer Meldung darüber orientieren, dass Sie nicht mehr im Unternehmen arbeiten.

Sehr geehrte Damen und Herren

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich habe mich dazu entschieden, die Firma [Firmennamen] zu verlassen und habe dies am [Datum] getan.

Leider kann ich Ihnen nicht mehr wie gewohnt mit Rat und Tat zur Seite stehen. Die von mir erledigten Aufgaben werden per sofort von [Vorname Nachname] übernommen. Sie erreichen ihn unter der Telefonnummer [Telefonnummer] bzw. unter der E-Mail-Adresse [E-Mail-Adresse].

Ich wünsche Ihnen weiterhin eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Firma [Firmennamen] und verabschiede mich hiermit herzlich von Ihnen.

Freundliche Grüsse

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten:

Microsoft bietet eine tolle online Anleitung, wie man eine Abwesenheitsnotiz einrichtet.

Wir hoffen, dass Sie mit diesen Abwesenheitsnotiz-Vorlagen gut arbeiten können. Natürlich freuen wir uns immer über Rückmeldungen und Kommentare, die Sie gerne am Ende dieses Beitrags über die Kommentarfunktion hinterlassen können.

Quellen und Referenzen

  • Webseite Microsoft.com: Senden automatischer Abwesenheitsantworten aus Outlook
  • Webseite ionos.de: So erstellen Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz
  • Webseite billomat.com: Was ist wichtig an einer Abwesenheitsnotiz?

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