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Mit einer Aktennotiz (oft auch als Aktenvermerk bezeichnet) werden wichtige Informationen zu einem Geschäftsvorgang dokumentiert und zu den Akten (zum Geschäftsvorgang) gelegt.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Aktennotiz ist eine spezielle Form eines Kurzprotokolls, in welcher wichtige Informationen zu einem konkreten Geschäftsgang erfasst werden.
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Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Aktennotiz
Die Bezeichnung Aktennotiz oder Aktenvermerk stammt ursprünglich aus der Verwaltung und der Jurisprudenz.
Eine Aktennotiz ist ein internes Schriftstück, das einen Sachverhalt, eine Entscheidung oder ein Gespräch kurz und sachlich festhält, um ihn für die Akten zu dokumentieren. Sie dient als Gedächtnisstütze und Nachweis innerhalb einer Organisation und ist in der Regel nicht für externe Empfänger bestimmt.
Auch im privaten Geschäftsalltag ist es ratsam, Aktennotizen zu erstellen, wenn ein wichtiger Sachverhalt zu einem konkreten Geschäftsfall bekannt wird. Beispielsweise führen Sie ein Telefongespräch mit einem Kunden und treffen eine sehr spezifische Abmachung. Diese Information sollten Sie unbedingt transparent dokumentieren, sodass sie auch später nachvollziehbar ist. So gesehen hilft eine Aktennotiz Abmachungen oder spezielle Erkenntnis zu einem Geschäftsvorgang abzulegen.
Kostenlose Aktennotiz Vorlage für Word
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- Blattschutz ohne Passwort. Sie können den Blattschutz deaktivieren und die Vorlage den eigenen Bedürfnissen anpassen
Anleitung «Aktennotiz erstellen»
- Laden Sie zunächst die kostenlose Aktennotiz Vorlage herunter
- Passen Sie die Kopfzeile an (Firmennamen). Dazu müssen Sie den Blattschutz in MS-Word kurz aufheben. Damit die Formularfunktionen wieder funktionieren, sollten Sie danach den Blattschutz wieder aktivieren.
- Erfassen Sie danach im Kopfbereich der Aktennotiz zumindest die Felder Datum, Uhrzeit, Sachbearbeiter, Titel der Aktennotiz.
- Legen Sie im Feld «Klassifikation» die Vertraulichkeitsstufe der Aktennotiz fest (öffentlich, intern, vertraulich, geheim). Es gibt vor allem im Personalbereich Informationen, die vertraulich gehandhabt werden müssen.
- Weitere Felder stehen zur Verfügung. Als sehr nützlich hat sich das Feld «Aktenzeichen» erwiesen. Hier können Sie beispielsweise die Geschäftsvorgangsnummer, die Offertennummer oder die Kundennummer erfassen.
- Erfassen Sie nun unter «Sachverhalt» Ihre entsprechenden Notizen im Sinne einer Zusammenfassung. Beispielsweise hat es sich sehr bewährt, eine Aktennotiz nach den 7W Fragen zu erstellen (wer, was, wie, wann, wo, womit, warum).
- Speichern Sie die Aktennotiz und legen Sie diese zum entsprechenden Kundendossier in elektronischer oder in ausgedruckter Form ab.
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Quellen und Referenzen
- Wikipedia-Beitrag zum Thema Aktenvermerk
- Business-Wissen.de: Beitrag zum Thema Memo und Aktennotiz
Aktennotiz mit 3 «n» siehr schon lustig aus …
aber an sich kurz und knackig
🙂
Hallo Daniel
Danke für den Hinweis…Das Wort Aktennotiz sieht mit 3 «n» wirklich lustig aus 🙂 nnnnnnn……..
Die Vorlage wurde soeben korrigiert. VIELEN DANK!
Beste Grüsse