Allgemeine Einkaufsbedingungen Vorlage

Was sind Allgemeine Einkaufsbedingungen?

Allgemeine Einkaufsbedingungen sind vorformulierte Vertragsbedingungen, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen verwendet. Während ein Verkäufer oder Dienstleister häufig seine eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorlegt, formuliert die einkaufende Firma mit den AEB ihre Bedingungen aus Sicht der Bestellerin.

In den Allgemeinen Einkaufsbedingungen wird beispielsweise geregelt:

• wann eine Bestellung verbindlich ist,
• welche Preise und Zahlungsfristen gelten,
• wer die Transport- und Verpackungskosten übernimmt,
• was bei verspäteten Lieferungen passiert,
• wie Mängel gemeldet und behoben werden,
• welche Gewährleistungsfristen gelten,
• welche Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen gelten,
• wem Arbeitsergebnisse und Nutzungsrechte gehören,
• welches Recht und welcher Gerichtsstand gelten.

Unsere kostenlose AEB-Vorlage ist breit einsetzbar. Sie eignet sich insbesondere für den Einkauf von Waren, Materialien, Software, Lizenzen, Beratungsleistungen, Wartungsleistungen und Werkleistungen.

Weshalb sind AEB für Unternehmen sinnvoll?

Viele kleinere Unternehmen bestellen Waren oder Dienstleistungen lediglich per E-Mail. Häufig werden dabei nur die Leistung, der Preis und ein ungefährer Liefertermin vereinbart. Solange alles reibungslos funktioniert, fällt nicht auf, dass wichtige Punkte ungeklärt geblieben sind.

Problematisch wird es erst, wenn eine Lieferung verspätet eintrifft, eine Software nicht funktioniert, eine Rechnung zusätzliche Kosten enthält oder ein Dienstleister die vereinbarten Ergebnisse nicht herausgibt. Allgemeine Einkaufsbedingungen schaffen für solche Situationen eine einheitliche Grundlage.

Einheitliche Regeln für alle Beschaffungen

Ohne AEB müssen Liefer- und Vertragsbedingungen bei jeder Bestellung neu ausgehandelt werden. Mit standardisierten Einkaufsbedingungen können wiederkehrende Themen einmal grundsätzlich geregelt werden. Dadurch arbeitet der Einkauf effizienter und verschiedene Abteilungen verwenden dieselben Vorgaben.

Mehr Kostensicherheit

In den AEB kann festgelegt werden, dass vereinbarte Preise als Festpreise gelten und sämtliche Nebenleistungen enthalten. Dadurch lässt sich vermeiden, dass nachträglich zusätzliche Kosten für Verpackung, Transport, Versicherung, Spesen oder andere Nebenleistungen in Rechnung gestellt werden.

Klare Regeln bei Lieferverzug

Liefertermine sollten nicht bloss als unverbindliche Zieltermine verstanden werden. In guten Einkaufsbedingungen wird ausdrücklich festgelegt, dass vereinbarte Liefer- und Leistungstermine verbindlich sind.

Zudem sollte der Lieferant verpflichtet werden, eine drohende Verzögerung unverzüglich mitzuteilen. Idealerweise muss er dabei den Grund, die voraussichtliche Dauer und mögliche Gegenmassnahmen nennen.

Bessere Position bei mangelhaften Leistungen

Die AEB können festlegen, welche Rechte der Bestellerin bei mangelhaften Waren oder Dienstleistungen zustehen. Dazu können insbesondere Nachbesserung, Ersatzlieferung, Preisminderung, Rücktritt oder Schadenersatz gehören.

Nach Schweizer Obligationenrecht muss der Käufer die Beschaffenheit der erhaltenen Ware prüfen und festgestellte Mängel grundsätzlich melden. Klare interne Abläufe für Wareneingang und Mängelrügen sind deshalb ebenso wichtig wie eine gute Vertragsklausel.

Allgemeine Einkaufsbedingungen Vorlage

Anleitung: AEB-Vorlage richtig anpassen

Eine AEB-Vorlage sollte nie unverändert übernommen werden. Unternehmen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Beschaffungsprozesse, Risiken, Produkte und internen Zuständigkeiten.

Gehen Sie bei der Anpassung am besten wie folgt vor:

1. Firmendaten und Gültigkeitsdatum einsetzen

Ersetzen Sie zunächst alle Platzhalter für den Namen der Firma oder Organisation. Tragen Sie zudem ein Datum ein, ab dem die Einkaufsbedingungen gelten. Zudem ist es empfehlenswert, auf jeder Version einen eindeutigen Stand anzugeben, beispielsweise:

Stand: 1. September 2026

Dadurch können Sie später nachvollziehen, welche Fassung bei einer bestimmten Bestellung verwendet wurde.

2. Anwendungsbereich festlegen

Prüfen Sie, für welche Einkäufe die AEB gelten sollen. Ein Handelsunternehmen benötigt teilweise andere Bestimmungen als ein Softwareunternehmen, ein Produktionsbetrieb oder eine Beratungsfirma.

Mögliche Beschaffungsbereiche sind:

• Waren und Handelsprodukte
• Rohstoffe und Materialien
• Maschinen und technische Anlagen
• Software und Cloud-Dienste
• Lizenzen
• Beratungsleistungen
• Marketing- und Agenturleistungen
• Wartung und Support
• Werkverträge
• Personaldienstleistungen

Bei besonders komplexen oder risikoreichen Beschaffungen können ergänzende Vertragsbedingungen sinnvoll sein.

3. Bestellprozess definieren

Legen Sie fest, wer für Ihr Unternehmen verbindliche Bestellungen auslösen darf.

In der Praxis ist eine Klausel besonders hilfreich, wonach Bestellungen nur verbindlich sind, wenn sie schriftlich, elektronisch oder über ein bestimmtes Bestellsystem erfolgen. Damit verhindern Sie, dass informelle Absprachen einzelner Mitarbeitender ungewollt umfangreiche Verpflichtungen auslösen.

4. Frist für die Auftragsbestätigung bestimmen

In der Vorlage können Sie festlegen, innerhalb welcher Frist der Lieferant eine Bestellung bestätigen muss.

Für normale Beschaffungen sind beispielsweise fünf Arbeitstage denkbar. Bei zeitkritischen Bestellungen kann eine kürzere Frist notwendig sein.

Wichtig ist zudem folgende Regel: Weicht die Auftragsbestätigung von Ihrer Bestellung ab, sollte die Abweichung nur gelten, wenn Ihr Unternehmen ihr ausdrücklich zustimmt.

5. Preise und Nebenkosten klären

Prüfen Sie genau, welche Kosten im vereinbarten Preis enthalten sein sollen.

Typische Positionen sind:

• Verpackung
• Transport
• Versicherung
• Zoll
• Gebühren
• Reisespesen
• Materialkosten
• Dokumentationen
• Installation
• Schulung
• Entsorgung

In der Vorlage wird davon ausgegangen, dass vereinbarte Preise grundsätzlich Festpreise sind und die typischen Nebenkosten enthalten, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Praxistipp: Schreiben Sie in der konkreten Bestellung nicht nur «gemäss Offerte», sondern halten Sie den Gesamtpreis und die enthaltenen Leistungen nochmals ausdrücklich fest.

6. Zahlungsfrist festlegen

In der Vorlage ist eine beispielhafte Zahlungsfrist von 30 Tagen vorgesehen.

Passen Sie die Frist an Ihre internen Abläufe an. Berücksichtigen Sie dabei, wie lange die sachliche Prüfung, Freigabe und Verarbeitung einer Rechnung üblicherweise dauert.

Die Zahlungsfrist sollte erst beginnen, wenn:

• die Lieferung oder Leistung vollständig erbracht wurde,
• die Rechnung korrekt ist,
• die Bestellnummer angegeben wurde,
• die Leistung nachvollziehbar beschrieben ist,
• allfällige erforderliche Belege vorliegen.

7. Liefertermine realistisch definieren

Vereinbaren Sie konkrete Daten statt unbestimmter Angaben wie «so bald wie möglich» oder «voraussichtlich im September».

Besser ist beispielsweise:

Liefertermin: spätestens 15. September 2026, 16.00 Uhr

Bei Projekten sollten Sie zusätzlich Meilensteine und Zwischenabnahmen festlegen.

Praxistipp: Ein verbindlicher Liefertermin nützt wenig, wenn intern niemand kontrolliert, ob er eingehalten wurde. Hinterlegen Sie wichtige Termine deshalb im Beschaffungs- oder Projektmanagementsystem.

8. Gewährleistungsfrist prüfen

Die Vorlage sieht als Beispiel eine Gewährleistungsfrist von 24 Monaten vor. Ob diese Frist passend ist, hängt von der beschafften Leistung ab. Bei technischen Anlagen, Softwareentwicklungen oder langfristig eingesetzten Produkten können andere Fristen sinnvoll sein.

Prüfen Sie zudem, ab welchem Zeitpunkt die Frist beginnen soll:

• ab Lieferung,
• ab Installation,
• ab Inbetriebnahme,
• ab schriftlicher Abnahme,
• ab erfolgreichem Abschluss eines Probebetriebs.

Bei komplexen Leistungen ist eine schriftliche Abnahme oft sinnvoller als ein automatischer Fristbeginn bei Lieferung.

9. Datenschutz und Informationssicherheit ergänzen

Sobald ein Lieferant Personendaten oder vertrauliche Unternehmensdaten bearbeitet, reichen allgemeine Vertragsklauseln häufig nicht aus.

Bei Cloud-Diensten, Softwarelösungen, Lohnbuchhaltung, IT-Support oder externen Administrationsleistungen sollte geprüft werden, ob zusätzlich eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung notwendig ist.

Dabei sollten insbesondere folgende Punkte geregelt werden:

• Zweck und Umfang der Datenbearbeitung
• Kategorien der bearbeiteten Daten
• Weisungsrecht des Auftraggebers
• technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen
• Einsatz von Unterauftragnehmern
• Speicher- und Bearbeitungsorte
• Meldung von Sicherheitsvorfällen
• Rückgabe und Löschung von Daten
• Kontroll- und Nachweisrechte

Nach schweizerischem Datenschutzrecht muss der Verantwortliche insbesondere sicherstellen, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleisten kann.

10. Rechte an Arbeitsergebnissen regeln

Dieser Punkt wird bei Agentur-, Beratungs- und Softwareaufträgen häufig unterschätzt. Nur weil Ihr Unternehmen eine Leistung bezahlt, bedeutet dies nicht automatisch, dass sämtliche Urheber- und Nutzungsrechte vollständig übertragen werden.

Regeln Sie deshalb ausdrücklich, welche Rechte Ihr Unternehmen an folgenden Arbeitsergebnissen erhält:

• Software und Quellcode
• Designs
• Logos
• Texte
• Fotos und Videos
• Konzepte
• technische Zeichnungen
• Datenbanken
• Dokumentationen
• Auswertungen und Berichte

Praxistipp: Bei individuell entwickelter Software sollte zusätzlich geklärt werden, ob der Quellcode, die Entwicklungsdokumentation, Zugangsdaten und Installationsanleitungen herausgegeben werden müssen.

So werden AEB Bestandteil einer Bestellung

Es genügt nicht, Allgemeine Einkaufsbedingungen lediglich auf der eigenen Webseite zu veröffentlichen. Der Lieferant muss erkennen können, dass die AEB für die konkrete Bestellung gelten sollen. Nehmen Sie deshalb in jede Bestellung einen eindeutigen Hinweis auf, beispielsweise:

Für diese Bestellung gelten unsere Allgemeinen Einkaufsbedingungen in der zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Fassung. Die AEB sind dieser Bestellung beigefügt.

Alternativ können die AEB als PDF beigelegt oder über einen gut sichtbaren Link zur Verfügung gestellt werden.

Besonders empfehlenswert ist ein Hinweis:

• in der Offertanfrage,
• in Ausschreibungsunterlagen,
• in der Bestellung,
• im Rahmenvertrag,
• im Bestellportal,
• in der Auftragsbestätigung.

Praxistipp: Senden Sie die AEB möglichst vor oder spätestens gemeinsam mit der Bestellung. Ein erstmaliger Hinweis auf der Rechnung oder nach erfolgter Lieferung kommt regelmässig zu spät.

AEB oder AGB: Was gilt bei widersprüchlichen Bedingungen?

In der Praxis verweist die Bestellerin auf ihre AEB, während der Lieferant gleichzeitig seine eigenen AGB für anwendbar erklärt. Dadurch entsteht ein sogenannter Konflikt der Geschäftsbedingungen.

Unsere AEB-Vorlage enthält deshalb eine Bestimmung, wonach abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Lieferanten nur gelten, wenn die Bestellerin diesen ausdrücklich schriftlich zustimmt. Auch die Annahme einer Lieferung oder Rechnung soll nicht automatisch als Zustimmung gelten.

Trotz einer solchen Klausel können im Einzelfall rechtliche Unsicherheiten entstehen. Bei grösseren Aufträgen sollten widersprüchliche Vertragsbedingungen deshalb ausdrücklich bereinigt werden.

Typische Fehler beim Einsatz von Einkaufsbedingungen

AEB werden nicht mit der Bestellung verschickt

Der blosse Hinweis, dass irgendwo AEB existieren, ist unnötig riskant. Legen Sie die Bedingungen direkt bei oder stellen Sie einen klaren Download-Link bereit.

Platzhalter bleiben unverändert

Angaben wie «[Firma / Organisation]», «[Datum]» oder «[30 Tage]» müssen vor der Verwendung ersetzt werden.

Die Vorlage passt nicht zur eingekauften Leistung

Der Kauf von Büromaterial unterscheidet sich deutlich von einer individuellen Softwareentwicklung. Verwenden Sie bei komplexen Leistungen ergänzende Vertragsdokumente.

Interne Prozesse widersprechen den AEB

Wenn Ihre AEB eine Prüfung und Mängelrüge vorsehen, intern aber niemand für die Wareneingangskontrolle zuständig ist, hilft die Klausel nur begrenzt. Rechtliche Regelungen und betriebliche Abläufe müssen zusammenpassen.

Änderungen werden nur mündlich vereinbart

Zusatzaufträge und Leistungsänderungen führen besonders häufig zu Streit über Kosten und Termine.

Halten Sie Änderungen deshalb schriftlich fest. Der Lieferant sollte vor Beginn einer Zusatzleistung darlegen, welche Auswirkungen die Änderung auf Preis, Qualität und Termine hat.

Zu einseitige Klauseln werden übernommen

Sehr strenge Bedingungen können Verhandlungen erschweren oder von Lieferanten mit einem Risikozuschlag eingepreist werden. AEB sollten die Interessen der Bestellerin schützen, aber dennoch zur Branche, zum Auftragswert und zur Verhandlungsmacht des Unternehmens passen.

Praxistipps für den professionellen Einsatz

AEB zentral verwalten

Bewahren Sie die aktuelle Version an einem zentralen Ort auf. Mitarbeitende sollten nicht mit unterschiedlichen oder veralteten Fassungen arbeiten.

Jede Fassung nummerieren

Verwenden Sie eine Versionsnummer und ein Datum, beispielsweise:
Version 2.1, Stand September 2026

Freigabeprozess festlegen

Bestimmen Sie, wer Änderungen an den AEB genehmigen darf. Idealerweise werden Anpassungen durch Einkauf, Geschäftsleitung und bei Bedarf durch eine juristische Fachperson geprüft.

AEB mit Bestellvorlagen verknüpfen

Integrieren Sie den Hinweis auf die AEB direkt in Ihre E-Mail-, ERP- oder Bestellvorlagen. Dadurch muss niemand bei jeder Bestellung daran denken, den Text manuell einzufügen.

Ausnahmen dokumentieren

Akzeptieren Sie bei einem bestimmten Lieferanten abweichende Bedingungen, sollten diese Ausnahmen schriftlich dokumentiert werden.

Bei grossen Aufträgen einen Einzelvertrag verwenden

AEB sind eine Grundlage, ersetzen bei umfangreichen Projekten jedoch keinen individuellen Vertrag.

Bei hohen Auftragswerten, langfristigen IT-Projekten, kritischen Lieferketten oder der Bearbeitung besonders schützenswerter Daten ist eine individuelle rechtliche Prüfung empfehlenswert.

Für wen eignet sich die AEB-Vorlage?

Die Vorlage eignet sich insbesondere für:

• kleine und mittlere Unternehmen,
• Start-ups,
• Vereine und Organisationen,
• Beratungsunternehmen,
• Handelsunternehmen,
• Produktionsbetriebe,
• Agenturen,
• IT-Unternehmen,
• Immobilienverwaltungen,
• öffentliche und private Institutionen.

Die Vorlage ist als allgemeine Ausgangsbasis konzipiert. Sie muss an die konkrete Organisation, den Beschaffungsgegenstand und die jeweiligen Risiken angepasst werden.

Rechtlicher Hinweis

Diese Vorlage stellt ein allgemeines Muster dar und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Erstellung kann keine Gewähr für Vollständigkeit, Aktualität oder Eignung für einen bestimmten Einzelfall übernommen werden.

Lassen Sie die angepassten Einkaufsbedingungen insbesondere bei hohen Auftragswerten, internationalen Vertragsbeziehungen, komplexen IT-Leistungen oder besonderen Haftungsrisiken durch eine qualifizierte juristische Fachperson prüfen.