Eigenbeleg Vorlage

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg, oft auch als «Ersatzbeleg» oder «Eigenquittung» bezeichnet, ist ein Beleg, den Sie selbst ausstellen, weil kein Beleg einer Drittperson vorhanden ist. Der Eigenbeleg dokumentiert, dass eine Ausgabe tatsächlich angefallen ist, wofür sie angefallen ist und weshalb kein Originalbeleg vorliegt.

Der Hintergrund ist der kaufmännische Grundsatz «keine Buchung ohne Beleg». Er steht in Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR, der den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge verlangt. Was als Beleg gilt, definiert Absatz 3 bewusst offen: «Alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier, in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachzuvollziehen.«

Das Gesetz schreibt demzufolge keine bestimmte Belegart vor. Ein sauber ausgefüllter, unterzeichneter Eigenbeleg erfüllt diese Anforderung, jedoch beispielsweise ein Post-it mit «Parkgebühr, CHF 5.–» definitiv nicht.

Buchhalterisch unterscheidet man zwischen Fremdbelegen (Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel von aussen) und internen Belegen. Der Eigenbeleg gehört zur zweiten Gruppe. Der Eigenbeleg ist ein anerkanntes Werkzeug für jene Fälle, in denen ein Fremdbeleg systembedingt nicht existiert.

Typischer Fall	Beispiel
Kein Beleg erhältlich	Parkscheinautomat, Billettautomat, Kollekte, Trinkgeld
Originalbeleg verloren	Quittung nicht mehr auffindbar
Beleg unleserlich	Verblasster Kassenbon
Interne Vorgänge ohne Aussenbeleg	Privateinlage, Privatentnahme, Materialentnahme, Umbuchung, Storno
Kleine Barauslagen	Kaffeekasse, Münzautomat am Kopierer, Waschanlage

Wann ist ein Eigenbeleg zulässig und wann nicht?

Der Eigenbeleg ist eine Notlösung, keine Alternative zum Originalbeleg. Ist eine Rechnungskopie oder ein Duplikat erhältlich, hat dieses immer Vorrang. Ein Anruf beim Lieferanten oder ein Blick ins Kundenkonto des Onlineshops kann oft sehr schnell Abhilfe schaffen.

Zulässig ist ein Eigenbeleg, wenn:

• die Ausgabe tatsächlich angefallen und geschäftsmässig begründet ist
• kein Originalbeleg vorliegt und auch keiner mehr beschafft werden kann
• die Angaben plausibel, vollständig und nachvollziehbar sind

Nicht zulässig ist ein Eigenbeleg, wenn:

• die Ausgabe privat veranlasst war. Private Kosten werden durch einen Eigenbeleg nicht geschäftlich!
• der Originalbeleg zwar beschafft werden könnte, aber der Aufwand zur Beschaffung gescheut wird
• die Angaben geschätzt oder nachträglich «passend gemacht» werden

Achtung: Wer zum Zweck einer Steuerhinterziehung inhaltlich unwahre Urkunden wie Geschäftsbücher oder Erfolgsrechnungen zur Täuschung gebraucht, begeht Steuerbetrug nach Art. 186 DBG. Das Bundesgericht beurteilt die Frage, ob eine Jahresrechnung inhaltlich unwahr ist, nach denselben Grundsätzen wie die Falschbeurkundung nach Art. 251 StGB.

Diese Angaben gehören auf einen Eigenbeleg

Damit ein Eigenbeleg seine Funktion als Buchungsbeleg erfüllt, muss aus ihm klar hervorgehen, was passiert ist. Die folgenden Angaben sollten Sie deshalb konsequent erfassen:

Angabe	Warum sie wichtig ist
Fortlaufende Beleg-Nummer	Stellt die Prüfbarkeit sicher
Name und Adresse des Zahlungsempfängers	Zeigt, an wen das Geld geflossen ist
Datum der Aufwendung	Ordnet den Vorfall der richtigen Periode zu
Datum der Ausstellung	Macht sichtbar, wie zeitnah der Beleg erstellt wurde
Art der Aufwendung und geschäftlicher Zweck	Belegt die geschäftsmässige Begründetheit
Betrag in CHF	Grundlage der Buchung
Grund für den Eigenbeleg	Wichtig für eine allfällige Revision
Eigenhändige Unterschrift	Macht die ausstellende Person verantwortlich
Visum einer zweiten Person	Vier-Augen-Prinzip als internes Kontrollelement

Bei Bewirtungen und Kundenanlässen gehören zusätzlich die Namen und Firmen der Teilnehmenden auf den Beleg. Diese Angabe fehlt in der Praxis am häufigsten und wird bei einer Revision am häufigsten nachgefragt.

Eigenbeleg-Vorlagen

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Eigenbeleg und Mehrwertsteuer

Ein Eigenbeleg weist keine Mehrwertsteuer aus, die Ihnen eine steuerpflichtige Drittperson in Rechnung gestellt hat. In aller Regel ist deshalb kein Vorsteuerabzug möglich. Verbuchen Sie den Betrag brutto, da er bei geschäftsmässiger Begründung abzugsfähig ist.

Häufige Fragen

Gibt es eine Höchstgrenze für Eigenbelege?
Nein. Das Schweizer Recht kennt keinen Maximalbetrag. Je höher der Betrag, desto sorgfältiger muss die Begründung ausfallen.

Kann ich einen Eigenbeleg handschriftlich ausfüllen?
Ja. Entscheidend sind Inhalt, Vollständigkeit und Lesbarkeit, nicht die Form. Die Kurzbelege der Word-Vorlage sind genau für den handschriftlichen Gebrauch gedacht.

Darf ich einen Eigenbeleg nur elektronisch aufbewahren?
Ja, Art. 957a Abs. 3 OR stellt elektronische Aufzeichnungen den Papierbelegen gleich. Achten Sie darauf, dass Echtheit und Unveränderbarkeit gewahrt bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen Eigenbeleg und Quittung?
Eine Quittung stellt der Leistungserbringer aus und bestätigt den Zahlungseingang. Den Eigenbeleg stellen Sie selbst aus, weil eben eine solche Bestätigung fehlt.

Brauche ich einen Eigenbeleg für Privatentnahmen?
Ja, auch interne Vorgänge ohne Aussenbeleg brauchen einen Beleg. Privateinlagen, Privatentnahmen, Materialentnahmen und Umbuchungen werden typischerweise mit einem Eigenbeleg dokumentiert.