Feedbackregeln – 5 goldene Regeln

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Feedback geben in 5 Schritten: Feedbackregeln zum Download

Das Feedback – ohne Regeln wird’s schwierig

Hin und wieder kommt man nicht daran vorbei, Feedback zu geben. Oft wird ein Feedback dazu verwendet, eine negative Rückmeldung zu machen. Dies liegt insbesondere uns Schweizern nicht wirklich, denn wir sind per se Diplomaten, die sich meist nicht trauen, direkt zu kommunizieren. Obschon es natürlich auch positive Feedbacks gibt (und das fällt uns dann viel einfacher) geht es in diesem Beitrag primär um das kritische Feedback.

Feedback ist mitunter auch ein Führungsinstrument und als Führungskraft ist es enorm von Bedeutung, dass Sie dieses Instrument perfekt beherrschen. Wir wissen aber aus eigener beruflicher Führungserfahrung, dass es in Bezug auf das Feedback geben und empfangen noch viel Verbesserungspotential gibt.

Letztlich lernen Ihre Mitarbeitenden durch Feedback sich in Bezug auf Leistung und Verhalten richtig einzuschätzen. Längerfristig dient also ein Feedback auch der gezielten Mitarbeiterentwicklung.

Ziel des Feedbacks

• Ich will die andere Person darauf aufmerksam machen, wie ich ihr Verhalten erlebe und was es für mich bedeutet (positiv als auch negativ)
• Ich will die andere Person über meine Bedürfnisse und Gefühle informieren, damit sich die andere Person nicht auf Vermutungen stützen muss
• Ich will die andere Person darüber informieren, welche Veränderungen im Verhalten mir gegenüber die Zusammenarbeit erleichtern würden

Damit ein Feedback seine Wirkung richtig entfalten kann, braucht es Regeln. Da niemand per se gerne “kritisiert” wird, ist es enorm wichtig, sich an die Feedbackregeln zu halten.

Feedbackregeln

Wenn Sie die folgenden 5 goldenen Regeln beachten, gelingt jedes Feedback, mag es auch noch so kritisch sein:

1. Trennung von Sach- und Beziehungsebene
2. Geben Sie das Feedback unter 4-Augen
3. Verfassen Sie Rückmeldungen als ICH-Botschaft
4. Zeit & Ort bestimmen
5. Gemeinsame Abmachungen treffen und das Gespräch motivierend beenden

Regel 1: Trennung von Sach- und Beziehungsebene

Die erste Regel soll verdeutlichen, dass wir nicht (und nie) den Menschen per se kritisieren, sondern nur das Verhalten. Durch die Trennung von Sach- und Beziehungsebene wird es auch möglich, näherstehenden Personen ein aufrichtiges Feedback zu geben. Die Sachebene betont daher klare Fakten, Beobachtungen und Feststellungen. Dies bedeutet nun aber nicht, dass man dem Empfänger des Feedbacks wie ein emotionsloser Roboter gegenüber tritt.

Es geht bei der 1. Regel darum, sich bewusst zu sein, dass die Sach- und Beziehungsebene zu trennen ist. Schulz von Thun hat dies mit seinem 4-Seiten-Modell sehr schön aufgezeigt. Und gerade weil Sie den Empfänger wertschätzen, möchten Sie ja ein Feedback geben. Ein Feedback soll bereinigen und Ihre Sichtweise klar darlegen. Das Selbstbewusstsein der kritisierten Person soll dabei aber nicht angetastet werden!

Regel 2: Geben Sie das Feedback unter 4-Augen

Das Empfangen eines kritischen Feedbacks ist keine leichte Sache, denn wirklich niemand wird gerne kritisiert. Daher ist es essenziell, dass Sie dem Empfänger das Feedback unter 4-Augen geben. Dadurch erhält der Empfänger auch Raum für eine Stellungnahme.

Machen Sie nie den Fehler und geben Sie ein Feedback vor versammeltem Team. Das kann als despektierlich wahrgenommen werden und schadet Ihrem Ruf als Führungsperson.

Regel 3: Verfassen Sie Rückmeldungen als ICH-Botschaft!

Nun kommen wir zum eigentlichen Kern der Sache. Ein Feedback muss immer als ICH-Botschaft übermittelt werden. Wir empfehlen hier den Ansatz der Gewaltfreien Kommunikation (GFK) nach Marshal B. Rosenberg, wonach eine Botschaft nach folgenden Muster übermittelt werden sollte:

(a) Beobachtung – (b) Gefühl – (c) Bedürfnis – (d) Bitte

Wenn ich (a) sehe, dann fühle ich (b), weil ich (c) brauche. Deshalb möchte ich jetzt gerne (d).

Regel 4: Zeit & Ort bestimmen

Störungen haben Vorrang – dieser Grundsatz gilt auch beim kritischen Feedback. Liegt also ein beobachtetes Fehlverhalten vor, ist es sehr wichtig, möglichst unmittelbar ein Feedback zu geben. Nun haben wir in Regel #2 gelernt, dass ein Feedback unter 4-Augen gegeben werden soll. Daher ist es wichtig, dass Sie als vorgesetzte Person den Ort und die Zeit bestimmen. Beachten Sie aber auch den Empfänger.

Es macht keinen Sinn, dem Empfänger ein Feedback zu geben, wenn dieser emotional aufgebracht ist oder in einer sehr wichtigen Arbeit steckt (Problem der fehlenden Aufmerksamkeit gegenüber Feedback). Daher ist der Zeitpunkt sehr sorgfältig zu wählen.

Regel 5: Gemeinsame Abmachungen treffen und das Gespräch motivierend beenden

Ein Feedback birgt auch immer einen Lern- und Motivationsaspekt in sich. Bei einem Feedback geht es nicht darum, einen Schuldigen zu finden. Primär soll der Empfänger über eine “Unzufriedenheit” aufgeklärt werden.

Dem Empfänger soll aufgezeigt werden, wie er sein Fehlverhalten verändern soll und kann. Auch ein Angebot zur gemeinsamen Lösungssuche sollte formuliert werden, wenn der Empfänger mit der Rückmeldung überfordert ist. Beenden Sie Gespräch motivierend und zukunftsgerichtet.

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Feedbackregeln PDF-Datei (Anleitung als Infografik)

Wir haben für Sie eine Infografik zum Theme Feedbackregeln erstellt. Diese können Sie als PDF-Datei direkt und kostenlos downloaden.

Feedback ist keine Einbahnstrasse!

Je nach Situation kann es für den Empfänger wichtig sein, dem Feedback-Geber zurück zu melden, was das Feedback ausgelöst hat, wie es gewirkt hat und wie der Empfänger darauf reagiert hat. Diese Rückmeldung wird mitbestimmend sein, ob und ich welcher Form Sie in Zukunft Feedbacks erhalten. Beispiel einer Formulierung:

“Dein Feedback hat mich verletzt. Ich war einen Augenblick lang ziemlich wütend. Nach einer gewissen Zeit halte ich es aber für nützlich und bin Dir dankbar. Besonders geschätzt habe ich, dass Du genau beschrieben hast, was Dich an meiner Art zu sprechen stört.”

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