Protokoll-Vorlagen für Meetings

Was ist ein Sitzungsprotokoll?

Ein Sitzungsprotokoll ist ein unverzichtbares Dokument, das die wichtigsten Inhalte, Beschlüsse und Ergebnisse einer Sitzung schriftlich festhält. Es dient als verbindliche Dokumentation und als Grundlage für die Nachverfolgung von Aufgaben oder Entscheidungen.

Ob im Geschäftsleben, in der Vereinsarbeit oder in anderen Organisationen – Meetings sind der Ort, an dem entscheidende Beschlüsse gefasst werden. Ein gut geführtes Protokoll sorgt dafür, dass nichts Wesentliches verloren geht und alle Beteiligten auch im Nachhinein Klarheit über die besprochenen Themen und getroffenen Entscheidungen haben.

Zudem bietet ein Sitzungsprotokoll eine wichtige Grundlage für die Nachbereitung. Es unterstützt bei der Verteilung von Aufgaben, der Planung der nächsten Schritte und dient oft auch als rechtliche Absicherung. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Ergebnisse einer Sitzung nachvollziehen und darauf aufbauen können.

Gratis Vorlagen zur Protokollierung von Besprechungen

Auf Muster-Vorlage.ch bieten wir Ihnen praxiserprobte Protokollvorlagen im Word- und Excel-Format zum kostenlosen Download an. Die Vorlagen stehen in vielen Vereinen und Firmen im täglichen Einsatz.

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Anleitung: Protokoll erstellen mit Vorlage

1. Laden Sie die passende Protokollvorlage (Word oder Excel) herunter.
2. Erfassen Sie das Thema, bzw. den Titel der Sitzung und das Datum wie folgt: «Sitzungsprotokoll zum Projekt Musterprojekt vom 01.08.2025.»
3. Erfassen Sie die Sitzungsteilnehmer. Wenn sich bereits jemand abgemeldet hat, erfassen Sie den Namen dieser Person in der Rubrik «Entschuldigt.»
4. Erfassen Sie den Namen des Protokollführers und der Sitzungsleitung
5. Erfragen Sie die Traktandenliste bei der Sitzungsleitung und erfassen Sie die Traktanden. Die Traktandenliste entnimmt sich auch aus der Sitzungseinladung.
6. Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Computer!

Welche Protokollarten gibt es?

Man unterscheidet im Wesentlichen drei Protokoll-Formen:

Das Verbal-Protokoll

Im Verbalprotokoll werden Aussagen 1:1 erfasst.  In aller Regel werden bei strafrechtlich relevanten Einvernahmen und vor Gericht solche Protokolle angefertigt. Der Aufwand für solche Protokolle ist sehr gross. In aller Regel werden für «normale» Sitzungen nicht Verbalprotokolle angefertigt

Das Verlaufsprotokoll

Im Verlaufsprotokoll werden Aussagen chronologisch zusammengefasst. Der genaue Wortlaut einer Aussage wird aber nicht erfasst.

Das Ergebnisprotokoll (Beschlussprotokoll)

Im Ergebnisprotokoll werden primär die Ergebnisse und Beschlüsse festgehalten. Aussagen werden eher summarisch zusammen gefasst. Man nennt dieses Protokoll oft auch das Sitzungsprotokoll. Wichtig ist bei diesem Protokoll-Typ, dass Beschlüsse festgehalten werden. Für Projektsitzungen und Vereinssitzungen wendet man primär diese Protokollform an.

Ein Protokoll sollte immer im Präsens verfasst sein. Um ein Protokoll wirklich lesbar zu gestalten, sollten Sie es in entsprechende Rubriken unterteilen.

➤ Hier finden Sie einen tollen Beitrag, wie man ein Protokoll verfasst.

Formale Inhalte eines Protokolls

Ein Sitzungsprotokoll sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Thema und Titel der Sitzung, bzw. des Meetings
• Ort, Datum und Zeit (Startzeit)
• Auflistung sämtlicher Teilnehmer und deren Funktion
• Auflistung sämtlicher entschuldigter Teilnehmer
• Sitzungsleitung
• Protokollführer
• Traktandenliste / Themenliste
• Zeitpunkt Ende der Sitzung

Was gehört in ein Protokoll?

Ein Protokoll muss die wesentlichen Informationen des Meetings enthalten. Zum Start der Sitzung sollte bereits klar sein, ob ein Verlaufsprotokoll oder ein Entscheidprotokoll verlangt wird. Je nachdem ändert sich der inhaltliche Schwerpunkt.

Bei einem Verlaufsprotokoll sind Aussagen zusammengefasst, aber inhaltlich korrekt niederzuschreiben. Beachten Sie dabei insbesondere auch die Chronologie der Diskussion sowie die Argumente und Gegenargumente zu einer Sache.

Bei der Erstellung eines Entscheidprotokolls sind die behandelten Themen und Entscheide niederzuschreiben. Dabei werden Aussagen bestenfalls in stark gekürzter Form wiedergegeben. Bei Entscheidungen und Beschlüssen sollten Sie demnach auch immer die Zuständigkeit erfassen, falls es noch Pendenzen abzuarbeiten gibt.

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In beiden Protokollarten sollte auch das weitere Vorgehen niedergeschrieben werden. So kann auch für Abwesende nachvollzogen werden, was die konkreten weiteren Schritte sind.

Was geschieht nach der Sitzung?

Eine alte Weisheit besagt, dass diejenige Person, die das Protokoll schreibt, den Ausgang der Sitzung bestimmt. Diese Weisheit ist durchaus zutreffend, insbesondere wenn das Protokoll erst einige Tage später versendet wird und sich bereits niemand mehr so recht an die genauen Beschlüsse erinnert.

Aus diesem Grund empfehlen wir, die Reinschrift des Protokolls schnellstmöglich zu versenden. Rechnen Sie zudem mit Korrekturanträgen. Diese zeigen zumindest, dass das Protokoll tatsächlich gelesen wurde.

Kostenlose Vorlagen

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