Protokollvorlagen

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Gratis Protokollvorlagen für Meetings im Word & Excel-Format

Im Geschäftsleben wie auch im Vereinsleben werden Beschlüsse meist im Rahmen von Sitzungen (Meetings oder Besprechungen) gefasst. Man tut gut daran, die Beschlüsse und wichtige Inhalte der Sitzung schriftlich festzuhalten. Dazu dient ein Protokoll, welches oft auch als Sitzungsprotokoll oder Besprechungsprotokoll bezeichnet wird.

Es ist in dem Sinne eine Versicherung, eine Erinnerungsstütze und eine Zusammenfassung der Ergebnisse für alle, an der Sitzung teilnehmenden Parteien. Oft leiten sich weiter folgende Aufgaben oder Aufträge aus Protokollen ab.

Welche Protokollarten gibt es?

Man unterscheidet im Wesentlichen drei Protokoll-Formen:

Das Verbal-Protokoll

Im Verbalprotokoll werden Aussagen 1:1 erfasst.  In aller Regel werden bei strafrechtlich relevanten Einvernahmen und vor Gericht solche Protokolle angefertigt. Der Aufwand für solche Protokolle ist sehr gross. In aller Regel werden für “normale” Sitzungen nicht Verbalprotokolle angefertigt

Das Verlaufsprotokoll

Im Verlaufsprotokoll werden Aussagen chronologisch zusammengefasst. Der genaue Wortlaut einer Aussage wird aber nicht erfasst.

Das Ergebnisprotokoll (Beschlussprotokoll)

Im Ergebnisprotokoll werden primär die Ergebnisse und Beschlüsse festgehalten. Aussagen werden eher summarisch zusammen gefasst. Man nennt dieses Protokoll oft auch das Sitzungsprotokoll. Wichtig ist bei diesem Protokoll-Typ, dass Beschlüsse festgehalten werden. Für Projektsitzungen und Vereinssitzungen wendet man primär diese Protokollform an.

Ein Protokoll sollte immer im Präsens verfasst sein. Um ein Protokoll wirklich lesbar zu gestalten, sollten Sie es in entsprechende Rubriken unterteilen.

➤ Hier finden Sie einen tollen Beitrag, wie man ein Protokoll verfasst.

Formale Inhalte eines Protokolls

Ein Sitzungsprotokoll sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Thema und Titel der Sitzung, bzw. des Meetings
• Ort, Datum und Zeit (Startzeit)
• Auflistung sämtlicher Teilnehmer und deren Funktion
• Auflistung sämtlicher entschuldigter Teilnehmer
• Sitzungsleitung
• Protokollführer
• Traktandenliste / Themenliste
• Zeitpunkt Ende der Sitzung

Was gehört in ein Protokoll?

Ein Protokoll muss die wesentlichen Informationen des Meetings enthalten. Zum Start der Sitzung sollte bereits klar sein, ob ein Verlaufsprotokoll oder ein Entscheidprotokoll verlangt wird. Je nachdem ändert sich der inhaltliche Schwerpunkt.

Bei einem Verlaufsprotokoll sind Aussagen zusammengefasst, aber inhaltlich korrekt niederzuschreiben. Beachten Sie dabei insbesondere auch die Chronologie der Diskussion sowie die Argumente und Gegenargumente zu einer Sache.

Bei der Erstellung eines Entscheidprotokolls sind die behandelten Themen und Entscheide niederzuschreiben. Dabei werden Aussagen bestenfalls in stark gekürzter Form wiedergegeben. Bei Entscheidungen und Beschlüssen sollten Sie demnach auch immer die Zuständigkeit erfassen, falls es noch Pendenzen abzuarbeiten gibt.

In beiden Protokollarten sollte auch das weitere Vorgehen niedergeschrieben werden. So kann auch für Abwesende nachvollzogen werden, was die konkreten weiteren Schritte sind.

Was geschieht nach der Sitzung?

Eine alte Weisheit lautet: Wer das Protokoll schreibt, bestimmt den Ausgang der Sitzung. Die Weisheit hat was; insbesondere dann, wenn man das Protokoll erst einige Tage später erhält und sich bereits niemand mehr so recht an die genauen Beschlüsse erinnern. Wir empfehlen daher, die Reinschrift des Protokolls schnellstmöglich zu versenden. Rechnen Sie auch immer mit Korrekturanträgen. Das beweist zumindest, dass das Protokoll auch tatsächlich gelesen wurde.

Protokollvorlagen

Auf Muster-Vorlage.ch bieten wir Ihnen Protokollvorlagen zum kostenlosen Download an. Die Protokollvorlage kann als Word- oder als Excel-Datei heruntergeladen werden.

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Anleitung

1. Laden Sie die passende Protokollvorlage (Word oder Excel) herunter.
2. Erfassen Sie das Thema, bzw. den Titel der Sitzung und das Datum wie folgt: “Sitzungsprotokoll zum Projekt Musterprojekt vom 01.08.2024.”
3. Erfassen Sie die Sitzungsteilnehmer. Wenn sich bereits jemand abgemeldet hat, erfassen Sie den Namen dieser Person in der Rubrik “Entschuldigt.”
4. Erfassen Sie den Namen des Protokollführers und der Sitzungsleitung
5. Erfragen Sie die Traktandenliste bei der Sitzungsleitung und erfassen Sie die Traktanden. Die Traktandenliste entnimmt sich auch aus der Sitzungseinladung.
6. Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Computer!

Kostenlose Vorlagen

Auf Muster-Vorlage.ch finden Sie nebst dieser Protokoll-Vorlage auch weitere nützliche Vorlagen für den privaten und geschäftlichen Gebrauch. Alle Vorlagen können kostenlos heruntergeladen werden. Für den Download ist keine Benutzerregistrierung erforderlich.

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