Prozessbeschreibung Vorlage

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Gratis Prozessbeschreibung-Vorlage für Word & Powerpoint

In diesem Beitrag erläutern wir die Hintergründe zur Prozessbeschreibung und bieten eine sehr erprobte Prozessbeschreibung Vorlage als Word-Vorlage mit Flussdiagramm zum kostenlosen Download an. Zudem finden Sie eine Prozessbeschreibung Vorlage (Flussdiagramm nach Swimlane-Darstellung) im Powerpoint-Format zur Dokumentation von Abläufen.

Prozessbeschreibungen, Flussdiagramme und Ablaufdiagramme werden oft dazu verwendet, einen Arbeitsprozess (in Sinne eines Ablaufs) deskriptiv und zeichnerisch darzustellen. Im Verlaufe Ihres Arbeitsalltages werden Sie ganz bestimmt schon mit etlichen Flussdiagrammen und Prozessbeschreibungen konfrontiert worden sein. Insbesondere in Betrieben, welche eine ISO Zertifizierung anstreben oder bereits durchgeführt haben, sind Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen bestens bekannte Hilfsmittel.

Prozessbeschreibung im Sinne des Arbeitsablaufs

Für die systematische Dokumentation der Arbeitsabläufe (Prozessmanagement) in einer Unternehmung haben sich Prozessbeschreibungen sehr etabliert. Eine Prozessbeschreibung kann (und sollte auch) zeichnerische Elemente wie Flussdiagramme enthalten. Damit man eine Prozessbeschreibung besser lesen und auch verstehen kann, werden diese oft mit deskriptiven Elementen angereichert, um Arbeitsabläufe zu umschreiben.

Wann immer Sie die Wahlmöglichkeit haben, sollten Sie sich für eine Kombination aus beidem entscheiden. Ein Flussdiagramm, welches in einer zusätzlichen Spalte etwas detaillierter umschreibt, was zu tun ist, hilft allen Beteiligten sich schneller in den Prozess einzulesen.

Im Grundsatz ist es egal, ob Sie einen Prozess nur in Form eines Flussdiagramms darstellen oder ob Sie diesen mit Worten umschreiben. Im Prozessmanagement gilt der Grundsatz: So wie tatsächlich gearbeitet wird, soll es dokumentiert werden und was dokumentiert ist, soll so gelebt werden. In dem Sinne hinterfragen die gängigen ISO9000er Zertifizierungen die Abläufe nicht. Jedoch wird darauf Wert gelegt, wie ein Prozess gelebt wird und eine kontinuierliche Verbesserung implementiert ist (zum Beispiel in Form jährlicher Prozess-Audits und Reviews).

Prozessbeschreibung Vorlagen

Wenn Sie auf der Suche nach einer geeigneten Prozessbeschreibung Vorlage mit Flussdiagramm sind, können Sie unsere kostenlose Vorlage sicher sehr gut gebrauchen.

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Formelle Elemente einer Prozessbeschreibung

Eine Prozessbeschreibung unterliegt einiger formeller Vorgaben, die insbesondere dann beachtet werden müssen, wenn Sie eine Zertifizierung anstreben.

• Flussdiagramme sollen klar und verständlich gezeichnet werden. Idealerweise orientieren Sie sich für die Erstellung der Prozesse und Prozessmodelle an gängigen Normen wie der DIN-Norm 66001 oder der BPNM.
• Die Zuständigkeiten pro Prozessschritt müssen geklärt sein, insbesondere dann, wenn Entscheidungen gefällt werden müssen
• Die fachliche sowie formelle Prüfung eines Prozesses sowie die Freigabe eines Prozesses muss geregelt werden
• Mitgeltende Reglement und Normen zum entsprechenden Prozess müssen aufgeführt werden

Auf dieser Seite bieten wir eine Prozessbeschreibung-Vorlage mit Flussdiagramm als Word-Datei zum kostenlosen Download an. Die Vorlage steht bereits in verschiedenen ISO-zertifizierten und akkreditierten Unternehmen im Einsatz und wurde mehrfach verbessert. Wir bieten Ihnen stets den aktuellsten Stand der Weiterentwicklung der Vorlage kostenlos an.

Oft gestellte Fragen

Wie muss eine Prozessbeschreibung aussehen?

In einer Prozessbeschreibung werden die logische Abfolge der Aufgaben, die Verantwortlichen, die benötigten Hilfsmittel und Informationen sowie die Dauer und teilweise auch die Kosten des Prozesses dargestellt. Zur Visualisierung wird in den meisten Fällen ein Flussdiagramm oder für detailliertere Darstellungen ein deskriptives Flussdiagramm verwendet.

Bei der Prozessbeschreibung Vorlage im Word-Format, welche Sie auf dieser Seite herunterladen können, handelt es sich um ein deskriptives Flussdiagramm.

Wie formuliere ich eine Prozessbeschreibung?

Eine effektive Prozessbeschreibung wird erstellt, indem man die notwendigen Informationen über den Prozess klar und mit aktiven Formulierungen darlegt, dabei aber nur so viele Details wie nötig einbezieht, um Überladung zu vermeiden.

Stichpunkte helfen, die Übersichtlichkeit zu bewahren. Die einzelnen Prozessschritte müssen in ihrer chronologischen Reihenfolge aufgeführt werden. Zur Veranschaulichung des Gesamtprozesses und zur Erleichterung des Verständnisses ist eine Visualisierung, wie ein Flussdiagramm, empfehlenswert.

Was gehört alles in eine Prozessbeschreibung?

Eine Prozessbeschreibung sollte die sachliche und zeitliche Abfolge der Aufgaben, die jeweiligen Aufgabenträger, die benötigten Sachmittel und Informationen sowie die Dauer und Kosten des Prozesses enthalten. Zur Darstellung dieser Elemente werden oft Flussdiagramme verwendet, um den Prozess zu visualisieren.

Was macht eine gute Prozessbeschreibung aus?

Eine gute Prozessbeschreibung zeichnet sich durch Klarheit und Präzision aus, so dass jeder Prozessschritt und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten klar und verständlich dargestellt sind.

Die Prozessbeschreibung sollte vollständig sein, d.h. alle notwendigen Informationen, Ressourcen und möglichen Abhängigkeiten zwischen den Schritten enthalten, jedoch ohne überflüssige Details.

Darüber hinaus sollte sie so strukturiert sein, dass der Prozessablauf logisch und in der richtigen Reihenfolge dargestellt wird, was häufig durch den Einsatz von Visualisierungswerkzeugen wie Flussdiagrammen unterstützt wird.

Kostenlose Vorlagen

Auf Muster-Vorlage.ch bieten wir nebst dieser Vorlage auch etliche weitere Vorlagen zum kostenlosen Download an.

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