Rechnungsvorlagen für Word & Excel

Sie suchen eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel? Dann sind Sie hier genau richtig.

Auf Muster-Vorlage.ch bieten wir Ihnen bewährte Vorlagen für die Rechnungsstellung in der Schweiz mit und ohne MWST zum kostenlosen Download an.

Rechnungsvorlagen Schweiz Word und Excel
Kostenlose Rechnungsvorlagen Schweiz für Ihr KMU oder für den privaten Gebrauch. Hier finden Sie kostenlose Rechnungsvorlagen für Word & Excel zum Download.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Word & Excel

Das Wichtigste in Kürze

  • Unternehmen in der Schweiz müssen zeitnah Rechnung stellen, sodass Sie nicht in einen Liquiditätsengpass kommen
  • Legen Sie bei der Rechnungsstellung eine angemessene Zahlungsfrist fest
  • Rechnungen von Unternehmen müssen einige formale Punkte einhalten (Angabe MwSt-Nr., etc.)
  • Mahnen Sie Ihren Kunden zeitnah, wenn die Zahlung nicht erfolgt ist.
  • Seit dem 30. September 2022 müssen Rechnungen mit dem neuen QR-Einzahlungsschein versehen sein
  • Auf Muster-Vorlage.ch können Sie kostenlose Rechnungsvorlagen im Word- und Excel-Format für Private und Unternehmer herunterladen

Firmen müssen zeitnah Rechnung stellen

Als Unternehmer müssen Sie so schnell wie möglich Rechnung stellen, nachdem Sie eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware geliefert haben. Nur so erhalten Sie Ihr Geld. Auch in der Schweiz wird die Zahlungsmoral immer schlechter.

Mit einer Rechnung macht der Lieferant gegenüber dem Kunden seine finanzielle Forderung für die erbrachte Leistung geltend.

Ausserdem ist es für beide Parteien (Käufer und Verkäufer) am besten, wenn eine Rechnung ausgestellt wird. Mit einer Rechnung haben Käufer und Verkäufer ein verbindliches Dokument, das in der Buchhaltung abgelegt werden kann.

Deshalb sollten Sie auch als Privatperson eine Rechnung ausstellen, wenn Sie eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware an einen Dritten verkauft haben. Wenn Bargeld den Besitzer wechselt, sollte aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Beweisbarkeit immer eine Quittung ausgestellt werden!

Bei späteren Streitigkeiten dient eine Rechnung als “Beweis” für die erbrachte Dienstleistung oder den Verkauf einer Ware. Daher ist es wichtig, dass die Artikelbezeichnung in der Rechnung so genau wie möglich angegeben wird.

Inhalt einer Rechnung

Eine Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Rechnungsempfänger und Absender
  • Rechnungsnummer (eindeutige Nummer für Ihre Ablage, damit Sie die Rechnung wieder finden)
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum
  • Ansprechpartner
  • Verkaufte Artikel (genaue Artikelbeschreibung)
  • Kaufpreis
  • MwSt.
  • Garantie
  • Zahlungskonditionen

Mehrwertsteuer

Wenn Sie als mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen eine Rechnung ausstellen, ist es wichtig, dass Sie die Mehrwertsteuer gesondert ausweisen. Konkret bedeutet dies, dass Sie auf der Rechnung den MWST-Satz und den Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweisen. Ausserdem muss die MWST-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens auf der Rechnung ersichtlich sein.

LESEN SIE AUCH:  Feedbackbogen Vorlage

Rechnungsvorlagen

Hier finden Sie unsere bewährten Rechnungsvorlagen für Word und Excel zum kostenlosen Download.

Rechnungsvorlage mit MWST [Word]

Rechnungsvorlage Word mit MWST
Rechnungsvorlage für Word
mit Mehrwertsteuer (MWST.)
Keine Eigenproduktion. Quelle Mircosoft (Link)

Rechnungsvorlage ohne MWST [Word]

Rechnungsvorlage Nr. 2
Rechnungsvorlage für Word
ohne Mehrwertsteuer (MWST.)

Rechnungsvorlage mit MWST [Excel]

Rechnungsvorlage Schweiz für Excel
Excel Rechnungsvorlage
mit Mehrwertsteuer (MWST.)

Rechnungsvorlage ohne MWST [Excel]

Rechnungsvorlage Excel ohne Mwst
Excel Rechnungsvorlage
ohne Mehrwertsteuer (MWST.)

Rechnungsstellung – wichtige Punkte

  • Berechnen Sie genügend Zeit ein, bis Ihr Kunde die Rechnung begleicht. In der Schweiz dauert es immer länger, bis Rechnungen beglichen werden (rund 60 Tage). Senden Sie gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung, damit Ihre Rechnung nicht vergessen geht. Senden Sie die Zahlungserinnerung aber nicht vor Ablauf der Rechnungsfrist!
  • Die Rechnungsnummer sollte eindeutig sein. Definieren Sie Regeln, wie Sie Ihre Rechnungsnummer zusammen stellen und wenden Sie diese Regel konsequent an (z.B. 2025/03/0001 = Jahr/Monat/Laufnummer).
  • Verwenden Sie klare Bezeichnungen und Beschreibungen. Die in der Rechnung aufgeführten Artikel oder Dienstleistungen müssen für den Kunden nachvollziehbar sein.
  • Die Mehrwertsteuer muss separat aufgeführt werden, wenn Sie Mehrwertsteuer-pflichtig sind.
  • Gewähren Sie Ihren Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nur dann, wenn Sie selber über genügend liquide Barmittel verfügen. Ansonsten verwenden Sie 10 oder 14 Tage als Zahlungsziel. Dies ist vor allem bei reiner Lieferung nicht ungewöhnlich.
  • Kunden, die Sie noch nicht kennen, sollten Sie noch nicht auf Rechnung beliefern. Die ersten Geschäfte mit einem neuen Kunden sollten Sie immer mit Vorauskasse oder Barzahlung angehen. Die Kosten für eine Betreibung sowie der Aufwand darf nicht unterschätzt werden.

Rechnungen mit QR-Code in der Schweiz

In der Schweiz werden per 30. September 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine durch QR-Codes definitiv abgelöst.

Die Gründe für diesen Systemwechsel sind mannigfaltig, haben jedoch primär mit der vereinfachten Abwicklung und der maschinellen Verarbeitung der Zahlungen zu tun. Zudem können mit einem QR-Einzahlungsschein, im Vergleich zu den roten und orangen Einzahlungsscheinen, zusätzliche Zahlungsinformationen mitgegeben werden.

Insbesondere für Privatpersonen und Kleinstunternehmen, die hin und wieder einen QR-Einzahlungsschein erstellen müssen, wird diese Änderung zum Start hin wohl etwas ärgerlich sein. Aber keine Panik, denn es gibt sehr einfache und kostenlose Lösungen.

Wie muss ich vorgehen, wenn ich eine Rechnung mit QR-Code stellen möchte?

QR-Einzahlungsschein Schweiz
Symbolbild: QR-Code auf einem Schweizer Einzahlungsschein

Wenn Sie eine Rechnung mit QR-Code erstellen möchten, können Sie nach wie vor eine der oben stehenden Rechnungsvorlagen verwenden.

Den QR-Einzahlungsschein können Sie kostenlos online auf der Webseite qr-rechnung.net oder auf der Seite der Schweizerischen PostFinance erstellen und dann als zweite Seite Ihrer Rechnung beilegen.

Kostenlose Vorlagen

Auf Muster-Vorlage.ch bieten wir Ihnen über 500 Vorlagen kostenlos zum Download an. Unser Ziel ist es, Ihnen das Leben mit tollen Vorlagen zu erleichtern. Unsere Vorlagen werden in Tausenden von KMU und Privathaushalten eingesetzt und erfreuen sich grosser Beliebtheit.

Trotz grösster Sorgfalt bei der Erstellung unserer Vorlagen, können sich hin und wieder Fehler einschleichen. Für Hinweise und Verbesserungsvorschläge sind wir immer dankbar. Bitte besuchen Sie auch unsere anderen Rubriken oder hinterlassen Sie einen Kommentar.

Quellen und Referenzen

10 Gedanken zu „Rechnungsvorlagen für Word & Excel“

  1. Guten Tag
    Ich habe eine Firma gegründet.
    ABC-Fassaden GmbH und brauche;
    Rechnungsformulare
    Offertenvorlagen
    Wochenplan
    Quittungsvorlagen
    Protokoll
    Etc…
    ABC-Fassaden GmbH
    Erich Heuberger
    Rheinstrasse 27
    7302 Landquart
    079/666 32 29
    ( Bezahle gerne etwas dafür)

    Antworten
    • Guten Tag und vielen Dank für Ihre Frage.
      Ich nehme an, dass Sie den neuen QR-Tag meinen, der ab 2019 auf Rechnungen gedruckt werden muss. Leider verfügen wir noch nicht über eine solche Vorlage. Wir setzen aber alles daran, in den nächsten Wochen (oder vielleicht auch Monate) eine geeignete Vorlage zu erarbeiten, welche den QR-Tag automatisch einfügt.

      Beste Grüsse

      Antworten
  2. Guten Abend
    In der Schweiz wird die Adresse des Kunden normalerweise auf der rechten Seite eingesetzt.
    Können Sie das nicht ändern?

    Antworten
  3. Hallo
    Ich habe eine Frage zur rechnungsstellung. Ich bin 100% angestellt, gebe aber zukünftig ca. 4x im Jahr Seminare, die aber mit meinem Beruf nichts zu tun haben. Einnahmen werden unter 4’000 CHF für diese 4 Seminare sein (alles zusammen). Einverständnis des Arbeitgebers liegt vor. Wie funktioniert das nun mit der Rechnungsstellung? Muss ich “selbständig im Nebenberuf” sein für diese 4 Rechnungen pro Jahr? Oder kann ich einfach als “Privatperson” ohne Einzelfirma diese Rechnungen stellen? Danke für eine Antwort

    Antworten
    • Guten Tag Thomas

      Danke für Deinen Besuch auf meiner Webseite.
      Zu Deiner Frage: Ich war mal in einer ähnlichen Situation und habe damals als Privatperson eine Rechnung gestellt. In der Schweiz geht das problemlos. Mwst-pflichtig wird man erst ab einem grösseren Jahresumsatz. Daher kann man als Privatperson Rechnung stelle. Wichtig ist aber, dass diese Einnahme in der Steuererklärung deklariert wird. Achtung: Dieser Rat gilt nur für die Schweiz und natürlich sind alle Angaben ohne Gewähr.
      Beste Grüsse
      Michael

      Antworten
  4. Hallo und Grüezi mitanand

    ich bin Beraterin und habe aktuell einen Auftrag in Deutschland, den ich teilweise im auftraggebenden Unternehmen vor Ort und im Home Office aus der Schweiz ausübe.
    Steuerpflichtig bin ich in der Schweiz.
    Zur Rechnungsstellung habe ich eine Frage. Kann ich diesem deutschen Auftraggeber eine Rechnung in der Währung Euro mit einer deutschen Bank ausstellen?
    Es wäre aus meiner Sicht kundenfreundlich, da er sich nicht mit der Kursumrechnung befassen muss und auch keine Überweisungsgebühren in die Schweiz hätte. Die sind ja doch recht hoch.

    Vielen Dank für die Antwort.
    Sandra Ziehlinger

    Antworten
    • Guten Tag Frau Ziehlinger

      Falls Sie ein Bankkonto in Deutschland besitzen, können Sie die Rechnung durchaus so stellen. In den meisten Fällen ist es aber so, dass man kein Bankkonto in Deutschland besitzt. In solchen Fällen wird bei einer Schweizer Bank ein Euro-Konto erstellt.
      Betreffend Mehrwertsteuer müssen Sie beachten, dass die Umsätze immer dort zu versteuern sind, wo der Leistungsempfänger seinen Sitz hat.

      Alle Angaben ohne Gewähr.

      Beste Grüsse
      Michael

      Antworten

Hinterlassen Sie einen Kommentar