Rechnungsvorlage

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Kostenlose Rechnungsvorlage für Word & Excel

Firmen müssen zeitnah Rechnung stellen

Als Unternehmer müssen sie möglichst zeitnah, nach Erbringung der Dienstleistung oder Warenlieferung, eine Rechnung stellen. Nur so kommen Sie zu Ihrem Geld. Auch in der Schweiz wird die Zahlungsmoral immer schlechter.

Mit einer Rechnung macht der Lieferant gegenüber dem Kunden seine finanzielle Forderung für die Erbringung der Dienstleistung geltend.

Im Übrigen ist es für beide Parteien (Käufer und Verkäufer) am besten, wenn eine Rechnung erstellt wird. Mit einer Rechnung haben Käufer und Verkäufer ein verbindliches Dokument zur Hand, welches in der Buchhaltung abgelegt werden kann.

So sollten Sie auch als Privatperson eine Rechnung erstellen, wenn Sie gegenüber einem Dritten eine Dienstleistung erbracht oder einen Gegenstand verkauft haben. Wenn Bargeld die Hand wechselt, ist aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Beweisbarkeit eine Quittung zu erstellen!

Auch bei späteren Streitigkeiten dient eine Rechnung als «Beweis» für die erbrachte Dienstleistung oder den Verkauf einer spezifischen Ware. Daher ist es wichtig, dass die Artikelbezeichnung möglichst genau ist.

Inhalt einer Rechnung

Eine Rechnung sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsempfänger und Absender
• Rechnungsnummer (eindeutige Nummer für Ihre Ablage, damit Sie die Rechnung wieder finden)
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum
• Ansprechpartner
• Verkaufte Artikel (genaue Artikelbeschreibung)
• Kaufpreis
• MwSt.
• Garantie
• Zahlungskonditionen

Mehrwertsteuer (MWST)

Wenn Sie als mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen eine Rechnung schreiben, ist es wichtig, dass Sie die MWST separat ausweisen. Konkret heisst das, dass Sie den MWST-Satz sowie den MWST-Betrag auf der Rechnung separat ausweisen. Zudem muss die MWST-Nummer Ihres Unternehmens auf der Rechnung ersichtlich sein.

Rechnungsvorlagen Schweiz (Word & Excel)

Die kostenlosen Rechnungsvorlagen bieten folgende Features:

• Zeitloses, professionelles, schnörkelloses Design der Rechnungsvorlagen
• Word und Excel-Format
• Vorlage mit MWST oder ohne MWST verfügbar
• Kein Blattschutz – Vorlagen können individuell angepasst werden (z.B. Logo, etc.)
• Direkter und kostenloser Download

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Rechnungsstellung – wichtige Punkte

• Berechnen Sie genügend Zeit ein, bis Ihr Kunde die Rechnung begleicht. In der Schweiz dauert es immer länger, bis Rechnungen beglichen werden (rund 60 Tage). Senden Sie gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung, damit Ihre Rechnung nicht vergessen geht. Senden Sie die Zahlungserinnerung aber nicht vor Ablauf der Rechnungsfrist!
• Die Rechnungsnummer sollte eindeutig sein. Definieren Sie Regeln, wie Sie Ihre Rechnungsnummer zusammen stellen und wenden Sie diese Regel konsequent an (z.B. 2017/03/0001 = Jahr/Monat/Laufnummer).
• Verwenden Sie klare Bezeichnungen und Beschreibungen. Die in der Rechnung aufgeführten Artikel oder Dienstleistungen müssen für den Kunden nachvollziehbar sein.
• Die Mehrwertsteuer muss separat aufgeführt werden, wenn Sie Mehrwertsteuer-pflichtig sind.
• Gewähren Sie Ihren Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nur dann, wenn Sie selber über genügend liquide Barmittel verfügen. Ansonsten verwenden Sie 10 oder 14 Tage als Zahlungsziel. Dies ist vor allem bei reiner Lieferung nicht ungewöhnlich.
• Kunden, die Sie noch nicht kennen, sollten Sie noch nicht auf Rechnung beliefern. Die ersten Geschäfte mit einem neuen Kunden sollten Sie immer mit Vorauskasse oder Barzahlung angehen. Die Kosten für eine Betreibung sowie der Aufwand darf nicht unterschätzt werden.

Rechnungen mit QR-Code in der Schweiz

In der Schweiz werden per 30. September 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine durch QR-Codes definitiv abgelöst.

Die Gründe für diesen Systemwechsel sind mannigfaltig, haben jedoch primär mit der vereinfachten Abwicklung und der maschinellen Verarbeitung der Zahlungen zu tun. Zudem können mit einem QR-Einzahlungsschein, im Vergleich zu den roten und orangen Einzahlungsscheinen, zusätzliche Zahlungsinformationen mitgegeben werden.

Insbesondere für Privatpersonen und Kleinstunternehmen, die hin und wieder einen QR-Einzahlungsschein erstellen müssen, wird diese Änderung zum Start hin wohl etwas ärgerlich sein. Aber keine Panik, denn es gibt sehr einfache und kostenlose Lösungen.

Wie muss ich vorgehen, wenn ich eine Rechnung mit QR-Code stellen möchte?

Kostenlose Vorlagen

Auf Muster-Vorlage.ch bieten wir Ihnen alle Vorlagen kostenlos an. Trotz grösster Sorgfalt bei der Erstellung unserer Vorlagen, können sich Fehler einschleichen.

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