Rechnungsvorlagen für Word & Excel

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Kostenlose Rechnungsvorlage für Word & Excel

Firmen müssen zeitnah Rechnung stellen

Als Unternehmer müssen Sie so schnell wie möglich Rechnung stellen, nachdem Sie eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware geliefert haben. Nur so erhalten Sie Ihr Geld. Auch in der Schweiz wird die Zahlungsmoral immer schlechter.

Mit einer Rechnung macht der Lieferant gegenüber dem Kunden seine finanzielle Forderung für die erbrachte Leistung geltend.

Ausserdem ist es für beide Parteien (Käufer und Verkäufer) am besten, wenn eine Rechnung ausgestellt wird. Mit einer Rechnung haben Käufer und Verkäufer ein verbindliches Dokument, das in der Buchhaltung abgelegt werden kann.

Deshalb sollten Sie auch als Privatperson eine Rechnung ausstellen, wenn Sie eine Dienstleistung erbracht oder eine Ware an einen Dritten verkauft haben. Wenn Bargeld den Besitzer wechselt, sollte aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Beweisbarkeit immer eine Quittung ausgestellt werden!

Bei späteren Streitigkeiten dient eine Rechnung als “Beweis” für die erbrachte Dienstleistung oder den Verkauf einer Ware. Daher ist es wichtig, dass die Artikelbezeichnung in der Rechnung so genau wie möglich angegeben wird.

Inhalt einer Rechnung

Eine Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsempfänger und Absender
• Rechnungsnummer (eindeutige Nummer für Ihre Ablage, damit Sie die Rechnung wieder finden)
• Rechnungsdatum
• Lieferdatum
• Ansprechpartner
• Verkaufte Artikel (genaue Artikelbeschreibung)
• Kaufpreis
• MwSt.
• Garantie
• Zahlungskonditionen

Mehrwertsteuer

Wenn Sie als mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen eine Rechnung ausstellen, ist es wichtig, dass Sie die Mehrwertsteuer gesondert ausweisen. Konkret bedeutet dies, dass Sie auf der Rechnung den MWST-Satz und den Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweisen. Ausserdem muss die MWST-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens auf der Rechnung ersichtlich sein.

Rechnungsvorlagen

Hier finden Sie unsere bewährten Rechnungsvorlagen für Word und Excel zum kostenlosen Download.

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Rechnungsstellung – wichtige Punkte

• Berechnen Sie genügend Zeit ein, bis Ihr Kunde die Rechnung begleicht. In der Schweiz dauert es immer länger, bis Rechnungen beglichen werden (rund 60 Tage). Senden Sie gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung, damit Ihre Rechnung nicht vergessen geht. Senden Sie die Zahlungserinnerung aber nicht vor Ablauf der Rechnungsfrist!
• Die Rechnungsnummer sollte eindeutig sein. Definieren Sie Regeln, wie Sie Ihre Rechnungsnummer zusammen stellen und wenden Sie diese Regel konsequent an (z.B. 2025/03/0001 = Jahr/Monat/Laufnummer).
• Verwenden Sie klare Bezeichnungen und Beschreibungen. Die in der Rechnung aufgeführten Artikel oder Dienstleistungen müssen für den Kunden nachvollziehbar sein.
• Die Mehrwertsteuer muss separat aufgeführt werden, wenn Sie Mehrwertsteuer-pflichtig sind.
• Gewähren Sie Ihren Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nur dann, wenn Sie selber über genügend liquide Barmittel verfügen. Ansonsten verwenden Sie 10 oder 14 Tage als Zahlungsziel. Dies ist vor allem bei reiner Lieferung nicht ungewöhnlich.
• Kunden, die Sie noch nicht kennen, sollten Sie noch nicht auf Rechnung beliefern. Die ersten Geschäfte mit einem neuen Kunden sollten Sie immer mit Vorauskasse oder Barzahlung angehen. Die Kosten für eine Betreibung sowie der Aufwand darf nicht unterschätzt werden.

Rechnungen mit QR-Code in der Schweiz

In der Schweiz werden per 30. September 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine durch QR-Codes definitiv abgelöst.

Die Gründe für diesen Systemwechsel sind mannigfaltig, haben jedoch primär mit der vereinfachten Abwicklung und der maschinellen Verarbeitung der Zahlungen zu tun. Zudem können mit einem QR-Einzahlungsschein, im Vergleich zu den roten und orangen Einzahlungsscheinen, zusätzliche Zahlungsinformationen mitgegeben werden.

Insbesondere für Privatpersonen und Kleinstunternehmen, die hin und wieder einen QR-Einzahlungsschein erstellen müssen, wird diese Änderung zum Start hin wohl etwas ärgerlich sein. Aber keine Panik, denn es gibt sehr einfache und kostenlose Lösungen.

Wie muss ich vorgehen, wenn ich eine Rechnung mit QR-Code stellen möchte?

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