In den meisten Betrieben wird der Warenwert mindestens einmal pro Jahr per Inventur ermittelt. Wenn Sie Ihren Bestand laufend im Griff behalten und nicht nur einmal jährlich zählen wollen, sollten Sie diese Inventarverwaltung Vorlage im Excel-Format nutzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Buchführungspflichtige Unternehmen in der Schweiz müssen am Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar erstellen (Obligationenrecht, Art. 958).
- Hier finden Sie eine kostenlose Excel-Vorlage zur laufenden Inventarverwaltung, ohne Registration und ohne Lizenzkosten.
- Die Vorlage funktioniert auch in LibreOffice und OpenOffice.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Inventarverwaltung
Eine Inventarverwaltung umfasst die strukturierte Erfassung und Dokumentation aller Betriebsmittel, Wirtschaftsgüter und Arbeitsmittel eines Unternehmens. Somit schafft die Inventarverwaltung Transparenz darüber, welche Ressourcen vorhanden sind, welchen Wert sie haben und wo sie sich befinden.
Inventarverwaltung vs. Inventarliste
Die Inventarverwaltung geht einen Schritt weiter als eine reine Inventarliste. Sie hält nicht nur fest, was gezählt wurde, sondern zeigt laufend, wie viele Stück einer Ware an Lager sind, wo sich der Artikel befindet und wie hoch der Warenwert ist. Damit fliesst der Bestand sauber in die Buchhaltung ein, und Sie sehen jederzeit, welche Artikel nachbestellt werden müssen.
Das Schweizer Obligationenrecht verlangt von buchführungspflichtigen Unternehmen, am Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden aufzustellen. Es bildet die Grundlage für die Jahresrechnung und muss vollständig, wahrheitsgetreu, klar, zweckmässig und nachprüfbar sein. Buchführungspflichtig sind juristische Personen wie AG oder GmbH immer, Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab einem Jahresumsatz von 500’000 Franken. Die Belege und das Inventar sind zehn Jahre aufzubewahren.
Kostenlose Inventarverwaltung auf Excel-Basis
Gerade kleinere Unternehmen und Startups können sich umfangreiche Warenwirtschaftssysteme oft nicht leisten oder wollen den Aufwand nicht. Excel eignet sich hier bestens. Man legt sofort los. Befindet sich ein wichtiger Artikel nicht an Lager, ist der mit dem Kunden vereinbarte Termin schnell gefährdet, und nicht alles lässt sich kurzfristig beschaffen. Eine gepflegte Inventarverwaltung beugt genau dem vor.
Auch im Privatbereich ist eine solche Liste sinnvoll. Sammler behalten den Überblick über ihre Bestände, und für die Hausratversicherung wird es nachvollziehbarer, wenn nach Hochwasser oder Feuer eine vollständige Aufstellung der Werte vorliegt.
Inventarverwaltung Vorlage (Excel)
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- Komplette Inventarverwaltung für Excel
- Datenfelder wie Artikelnummer, Bezeichnung, Kategorie, Lagerort, Einheit, Einkaufspreis sind bereits vorhanden
- Automatische Kalkulation des Lagerwerts
- Nachbestellstufe pro Artikel
- Übersichts-Blatt mit Dashboard
- Ungeschützte Tabellen, Vorlage kann frie angepasst werden
- Direkter Download ohne lästige Registration
- Kostenlos
Anleitung: So nutzen Sie die Invetarverwaltung
- Öffnen Sie die Datei und wechseln Sie ins Blatt «Inventar».
- Erfassen Sie pro Artikel eine Zeile. Die blau eingefärbten Felder sind Eingaben, also Bestand, Mindestbestand und Einkaufspreis.
- Wählen Sie Kategorie, Lagerort, Einheit und Lieferant über die Dropdowns aus.
- Lagerwert und Status berechnen sich danach von selbst. Ein Artikel im Unterbestand wird automatisch farbig markiert.
- Im Blatt «Übersicht» lesen Sie jederzeit ab, wie viel Ihr Lager wert ist und welche Artikel knapp werden.
- Passen Sie bei Bedarf die Auswahllisten im Blatt «Listen» an oder erweitern Sie sie.
Quellen und Referenzen
- Schweizerisches Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957–958c: Buchführung, Rechnungslegung und Inventar. Fedlex, Schweizerische Eidgenossenschaft.
- KMU-Portal des Bundes: «Buchhaltungspflicht für Handelsgesellschaften», kmu.admin.ch.
