Stundenzettel Vorlage

Hinweis: In der Schweiz muss die Arbeitszeit zum Schutz der Angestellten erfasst werden. Grössere Firmen nutzen dazu vernetzte Zeiterfassungssysteme. Kleinere Unternehmen setzen für die Monatserfassung oft unsere kostenlose Zeiterfassung Excel-Vorlage ein.

Stundenrapport Vorlagen

Anleitung: Stundenzettel Vorlage nutzen

1. Laden Sie die Stundenrapport Vorlage für Excel, Word oder herunter
2. Erfassen Sie zunächst im Kopfbereich den Namen und das Projekt, für welches Sie arbeiten. Das Projekt kann auch weggelassen werden oder durch den Arbeitsmonat ersetzt werden, wenn Sie die Vorlage als reguläre Arbeitszeiterfassung nutzen wollen
3. Erfassen Sie nun täglich folgende Daten: Datum, Tätigkeit, Start, Stopp und Pausenzeit.
   • Bei der Excel-Version wird der Stundensaldo automatisch berechnet
   • Bei der Word- und PDF-Version muss der Saldo selber berechnet werden. Die Word- und PDF-Vorlage eignet sich daher eher für die handschriftliche Erfassung, bspw. auf einer Baustelle oder an einem Ort, wo keine elektronischen Hilfsmittel eingesetzt werden können. Um die Arbeitsstunde zu berechnen können Sie unseren einfachen online Arbeitszeitrechner nutzen
4. Übergeben Sie den Stundenzettel am Ende des Monats Ihrem Auftraggeber, bzw. Ihrem Arbeitgeber. In einigen Unternehmen wird verlangt, dass der Stundenzettel von Hand unterzeichnet wird.

Arbeitszeiterfassung mit Stundenzettel

Nebst der systematischen Zeiterfassung, bzw. Stundenerfassung insbesondere im Auftragsmandat aufgrund der geleisteten Stunden Rechnung gestellt.

Wer also als Freelancer im Auftragsmandat oder auf Stundenbasis angestellt ist, muss gegenüber dem Auftraggeber transparent Rechenschaft über die Tätigkeiten abliefen.

Insbesondere bei Regiearbeiten (Verrechnung nach effektivem Aufwand) hinterfragt der Auftraggeber sehr oft alle Aufwände. Eine saubere Erfassung der getätigten Leistungen und des Aufwandes in einem Stundenzettel hilft, die nötige Transparenz und Klarheit herzustellen.

Auch im Projektmanagement oder bei Minijobs müssen die einzelnen Auftragnehmer die geleisteten Stunden erfassen, sodass der letztendliche Gesamtaufwand bei Projektabschluss ermittelt werden kann. Die Anzahl geleisteter Arbeitsstunden ist oft auch Basis für die Lenkung und rollende Planung eines Projekts.

Gesetzlichen Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung

Die gesetzlichen Grundlagen betreffend die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz findet sich im Arbeitsgesetz (ArG), Art. 46. Konkret sieht das Gesetz folgendes vor:

Der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug dieses Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten. Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes vom 25. September 2020

– Art. 46, Arbeitsgesetz (ArG)

Wie müssen Stundenzettel aussehen?

In der Schweiz müssen Stundenzettel gemäss Arbeitsgesetz (ArG) Art. 46 und Verordnung 1 Art. 73 folgende Informationen enthalten:

Die täglichen Arbeitszeiten inklusive Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten müssen aufgezeichnet werden, damit sich daraus die tägliche Gesamtarbeitszeit berechnen lässt. Zusätzlich sind der Name des Mitarbeiters und das Datum anzugeben.

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form für Stundenzettel. Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie Vorlagen als Excel-Tabelle, Word-Dokument, PDF oder in einem anderen Format verwenden. Die Aufzeichnungen müssen jedoch mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gelten für bestimmte Personen- oder Berufsgruppen wie Künstler, Geistliche, Handelsreisende, Besatzungen im Luftverkehr, Angestellte in Landwirtschaftsbetrieben und leitende Angestellte mit weitgehender Selbstbestimmung der Arbeitszeit.

Auch Arbeitnehmer mit einem Jahreseinkommen über CHF 120’000 können von der Erfassung befreit werden, wenn dies im Arbeitsvertrag geregelt ist.

Kleine Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitern oder solche mit einer Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung können eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung vornehmen, bei der nur die täglich geleisteten Arbeitsstunden aufgezeichnet werden müssen.